So Vorstellungsgespräch absagen Muster und Formulierungen

von Christian Püttjer & Uwe Schnierda

Wie formulieren Sie souverän eine Absage, wenn Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten haben?

foto: © Minerva Studio / fotolia.com

Viele Personalmitarbeiter in den Firmen klagen regelmäßig darüber, dass die Gruppe der Bewerberinnen und Bewerber, die Einladungen zu Vorstellungsgesprächen weder bestätigt noch absagt, immer größer wird.

 

Warum Bewerbungsgespräch überhaupt absagen?

Berufserfahrenen Bewerbern wird man eine ausgebliebene Absage nicht nachsehen und einen Mangel an Business-Etikette unterstellen. Schließlich bedeutet es für jede Firma viel Aufwand, einen Termin für ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten und intern abzustimmen.

Oft findet das Gespräch ja nicht allein mit der Personalabteilung, sondern auch mit Mitarbeitern oder Vorgesetzten aus den entsprechenden Fachabteilungen statt. Erscheint ein Bewerber dann nicht zum Termin, kann sich auf Seiten der Wartenden schnell Verärgerung breitmachen.

 

E-Mail, Anruf, Brief - Wie sagen Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ab?

Für einen Brief ist es meist zu spät, denn die Gründe für ein Nichterscheinen sind oft eine plötzliche Erkrankung, ein Meinungsumschwung hinsichtlich der Attraktivität des neuen Arbeitgebers oder ein bereits gut verlaufenes erstes Vorstellungsgespräch bei einem anderen Arbeitgeber.

Daher gilt es, sich zwischen den beiden schnellen Kommunikationsmitteln E-Mail oder Anruf zu entscheiden.

Vor dem Griff zum Telefonhörer zögern so manche Bewerber, da sie nicht in ein Gespräch über die Gründe für die plötzliche Absage verwickelt werden möchten. Und auch kranke Bewerber fühlen sich einem Telefonat oft nicht gewachsen, weil sie sich zu schwach fühlen oder ganz einfach keine Stimme haben.

Wenn Sie ebenfalls den Anruf scheuen, ist die E-Mail-Absage das Mittel erster Wahl.

 

Musterformulierungen für eine Terminabsage per E-Mail

Wie ausführlich Sie Ihre Absage formulieren möchten, bleibt Ihnen überlassen. Allerdings gilt im Leben, also auch im Berufsleben, dass man sich immer zweimal im Leben sieht. Arbeiten Sie also in einer sehr speziellen Branche oder spielen Sie mit dem Gedanken sich mit einigem zeitlichen Abstand erneut zu bewerben, sollten Sie gerade Ihre kurzfristige Absage nicht so knapp wie im vorgestellten Negativbeispiel formulieren.

Negativbeispiel

Sehr geehrte Frau Müller,

ich sage hiermit das Vorstellungsgespräch ab. Ich kann heute leider nicht kommen.

Mit freundlichen Grüßen

Philipp Schmidt

 

 

 

 

 

 

 

 

Diese Absage ist schon deshalb problematisch, weil überhaupt nicht klar wird, ob der Bewerber nur den vereinbarten Termin absagt und sich einen neuen wünscht. Oder ob er seine Bewerbung vollständig zurückzieht.

 

 
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Vorstellungsgespräch: Absage wegen Krankheit

Eine freundlichere und in der Aussage klarere Absage können Sie so formulieren:

 

Positivbeispiel 1 - Kurzfristige Absage wegen Krankheit

Meine Bewerbung für die Position (Bezeichnung)
Ihr Schreiben / Ihre E-Mail vom XX.XX.XXXX

 

Sehr geehrte Frau Müller,

leider bin ich kurzfristig erkrankt und kann daher Ihre Einladung für ein Vorstellungsgespräch am XX.XX.XXXX in Ihrem Unternehmen nicht wahrnehmen.

Ich hätte Sie auch angerufen, habe aber momentan überhaupt keine Stimme. Falls möglich, würde ich das Gespräch mit Ihnen und Ihren Kollegen in der nächsten Woche durchführen.

Ich bin nach wie vor sehr interessiert an der Stelle und sicher, dass ich Sie mit meinen Stärken, Erfahrungen und Erfolgen engagiert unterstützten kann.

Ich freue mich von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Vorname und Zuname
Ihre Festnetznummer (optional)

Ihre Postanschrift
Ihre E-Mail-Adresse
Ihr Xing- oder LinkedIn-Profil (optional)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gespräch wegen anderem Termin absagen

Wenn Sie sich einen anderen Termin für ein Vorstellungsgespräch wünschen, hilft Ihnen dieses Positivbeispiel:

 

Positivbeispiel 2 - Absage wegen ungünstigem Termin

Meine Bewerbung für die Position (Bezeichnung)
Ihr Schreiben / Ihre E-Mail vom XX.XX.XXXX

 

Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für Ihre freundliche E-Mail und Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am XX.XX.XXXX in Ihrem Unternehmen. Ich kann den Termin leider nicht wahrnehmen, da ich an diesem Tag keinen Urlaub bekomme.

Ich kann Ihnen alternativ aber diese Termine für ein Gespräch anbieten:
- Montag, 18.12., nachmittags
- Dienstag, 19.12., vormittags
- Freitag, 22.12., vormittags

Ich bin sehr interessiert an der Stelle und sicher, dass ich Sie mit meinen Stärken, Erfahrungen und Erfolgen engagiert unterstützten kann.

Ich freue mich von Ihnen zu hören und auf ein persönliches Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Vorname und Zuname
Ihre Festnetznummer (optional)

Ihre Postanschrift
Ihre E-Mail-Adresse
Ihr Xing- oder LinkedIn-Profil (optional)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Termin absagen wegen anderer Stelle

Die meisten Bewerberinnen und Bewerber fahren aus guten Gründen mehrgleisig, bewerben sich also zeitgleich bei einigen Unternehmen. Oft fällt dann die Entscheidung für das Unternehmen, das zuerst ein gutes Jobangebot macht.

Wenn Sie daher, idealerweise erst nach Unterzeichnung eines neuen Arbeitsvertrages, Ihre Bewerbungen bei anderen Firmen zurückziehen möchten, können Sie sich an diesen Formulierungen orientieren.

 

Positivbeispiel 3 - Absage wegen Rücknahme der Bewerbung

Rücknahme meiner Bewerbung für die Position (Bezeichnung)
Ihr Schreiben / Ihre E-Mail vom XX.XX.XXXX

 

Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für Ihre freundliche E-Mail und Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am XX.XX.XXXX in Ihrem Unternehmen.

Ich habe mittlerweile die Zusage eines anderen Unternehmens erhalten und ziehe meine Bewerbung bei Ihnen daher zurück.

Dafür hoffe ich auf Ihr Verständnis und verbleibe mit freundlichen Grüßen

Ihr Vorname und Zuname
Ihre Festnetznummer (optional)

Ihre Postanschrift
Ihre E-Mail-Adresse
Ihr Xing- oder LinkedIn-Profil (optional)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Selbstverständlich gibt es auch so manches Unternehmen, das erst in letzter Sekunde und manchmal ohne Begründung Gesprächstermine mit Bewerberinnen und Bewerbern absagt oder verschiebt.

Insbesondere bei längeren Anreisewegen oder wenn beim momentanen Arbeitgeber für den Termin extra Urlaub genommen wurde, ist ein derartig unaufmerksames Verhalten überaus ärgerlich.

Trösten Sie sich mit dem Gedanken, dass Sie souveräner durchs Arbeitsleben gehen, und letztendlich die Wahl haben sich für - oder gegen - einen Arbeitnehmer zu entscheiden.

 

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