E-Mail-Bewerbung: 30 Tipps, Aufbau, Muster, Checkliste

Müssen Sie Ihre Unterschrift in die E-Mail-Bewerbung einscannen?

  • Gehören alle Zeugnisse in die PDF-Datei?

  • Ist ein Deckblatt noch erwünscht oder üblich?

  • Wie wird die PDF-Datei bezeichnet (Name, Stelle, Firma)?

  • Wie formulieren Sie im Textfeld der eigentlichen E-Mail?

  • Welche Nachweise können Sie weglassen?

  • Wo vermerken Sie Ihren Wunsch nach Diskretion in Bezug auf Ihren aktuellen Arbeitgeber?

  • Und wann sollten Sie nachhaken, ob Ihre E-Mail-Bewerbung überhaupt angekommen ist?

 

Wir geben mehr als 30 hilfreiche Praxistipps zur Online-Bewerbung, die direkt unserer Coachingpraxis entstammen.

 

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Die wichtigsten Fragen zur E-Mail-Bewerbung

In diesem Artikel klären wir über 30 häufige Fragen, die um das wichtige Thema perfekte E-Mail-Bewerbung kreisen.

 

Wichtige Bewerbungsdetails

Gleich zu Beginn geht es um die für viele Bewerberinnen und Bewerber wichtige Frage, ob Anschreiben, Initiativanschreiben und stärkenorientierte Lebensläufe mit einer eingescannten Unterschrift versehen werden sollten.

Aber auch Detailfragen wie die richtige Bezeichnung der Bewerbungsdatei werden beantwortet. Denn diese kleine Vorarbeit macht es Personalmitarbeitern, Recruitern und Headhuntern leichter.

 

Wie formulieren?

Und ganz besonders wichtig ist das Problem des "doppelten Anschreibens". Denn auch Sie werden wohl kaum eine an eine E-Mail angehängte PDF-Bewerbungsdatei ohne weitere Erläuterungen verschicken wollen.

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Unterschrift: Auch in der E-Mail-Bewerbung

Im deutschsprachigen Bewerbungsraum gilt: Je persönlicher und aufwändiger eine Bewerbung ausgearbeitet und gestaltet ist, desto ernsthafter wird das Interesse der Bewerberin beziehungsweise des Bewerbers an der neuen Stelle und am neuen Arbeitgeber eingeschätzt.

 

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Mehr Aufwand, mehr Interesse

Das Scannen und Einfügen einer handgeschriebenen Unterschrift in eine Word-Datei, ist mit etwas Aufwand verbunden. Daher legt ein Teil der Personalmitarbeiter darauf tatsächlich Wert.

Anderen Personalexperten ist es egal, ob Sie Ihre Unterschrift gescannt einfügen oder nicht. Es stört sie aber auch nicht.

 

Im Trend

Daher ist der klare Trend festzustellen, dass Anschreiben und Lebenslauf in der E-Mail-Bewerbung sehr häufig einen Scan der Unterschrift enthalten.

 




Dateiname: Optimale Bezeichnung

Immer mehr Firmen verwenden spezielle Applicant Tracking Systeme (ATS), um eingehende E-Mail-Bewerbungen zu sichten, zu strukturieren, zu analysieren und alle an der Einstellung Beteiligten zeitgleich über den aktuellen Stand zu informieren.

Andere Unternehmen sammeln eingehende E-Mail-Bewerbungen einfach auf dem PC des zuständigen Mitarbeiters.

 

Zuordnung leichter machen

Bitte bezeichnen Sie Ihre PDF-Datei deshalb nicht bloß ganz allgemein als "Bewerbung" oder "Initiativbewerbung" oder "Bewerbung-Schmidt".

Verwenden Sie idealerweise Ihren Vornamen, Ihren Familiennamen und die Stellenbezeichnung.

Wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich auch noch die Firmenbezeichnung verwenden.

 

Formalien überzeugen auch

Selbstverständlich werden Sie nicht allein deswegen eingestellt, weil Ihre Datei ganz vorbildhaft Bewerbung_Joachim_Schmidt_Marketingleiter_Solutions_AG oder Annika-Meyer-Bewerbung-Verwaltungsfachangestellte heißt.

Aber mit Kleinigkeiten dieser Art, signalisieren Sie von Anfang an, dass Sie auch bei der Erledigung künftiger beruflicher Aufgaben mitdenken werden.

Sorgen Sie daher mit einer eindeutigen Dateibezeichnung für eine positive Aufmerksamkeit Ihrer E-Mail-Bewerbung

 




Dateigröße: Zeugnisscans immer verkleinern

In unserer täglichen Beratungspraxis bekommen wir ständig E-Mail-Bewerbungen, um diese zu überprüfen. Meist liegt die Datenmenge bei zwei bis drei Megabyte.

Aber manchmal sind es auch 12, 15 oder 18 Megabyte. Diese Mengen sind natürlich viel zu groß. Was machen Bewerberinnen oder Bewerber hier falsch?

 

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Es sind die Scans

Die größte Fehlerquelle in Sachen "zu große Daten" sind Scans von Arbeitszeugnissen, Ausbildungszeugnissen, Studienzeugnissen, Weiterbildungszertifikaten und sonstigen Leistungsnachweisen.

Viele Scanner, beispielsweise in kombinierten Druckern, sind für hochwertige Scans eingestellt, beispielsweise für wertige Scans von Fotos. Diese Top-Qualität brauchen Sie aber nicht für PDF-Bewerbungen.

 

Online verkleinern

Es gibt viele Möglichkeiten, um hier schnell die Datenmenge zu verringern.

Sie können mittels Google oder startpage.com nach Seiten suchen, auf denen Sie online JPG- oder PNG-Bilddateien verkleinern können. Geben Sie einfach die Stichworte "online jpg verkleinern" ein und wählen Sie eine passende Seite aus.

 

Mit Riot-Filter

Da wir sehr häufig für Beratungskunden Scans in der Datenmenge verkleinern, verwenden wir den RIOT-Filter im Programm XN-View. Einmal installiert, geht es sehr schnell mit dem Verringern der Datenmenge.

Es gibt aber auch andere Bildbearbeitungsprogramme, die einfache Funktionen fürs Verkleinern anbieten.

 

Datenärmer scannen

Sie können das "Übel" aber auch an der Wurzel packen.

Wählen Sie bei Ihrem Scangerät (Drucker mit Scanfunktion oder Smartphone) nur eine mittlere oder schwächere Qualität aus. Dann werden von Beginn an Scans beziehungsweise Fotos mit geringeren Datenmengen erstellt.

 




Reihenfolge: So Anlagen in der PDF-Datei sortieren

Immer wieder stellt sich die Frage, in welcher Reihenfolge die Unterlagen in der digitalen Bewerbungsmappe (PDF-Datei) präsentiert werden.

 

Rückwärts-chronologisch

Berufserfahrene Bewerberinnen und Bewerber gestalten in der Regel schon ihren Lebenslauf rückwärts-chronologisch.

Dann sollten Sie die auf den Lebenslauf folgenden Anlagen (Arbeitszeugnisse, Zertifikate, Weiterbildungsnachweise, Ausbildungs-, Hochschulzeugnisse) ebenfalls rückwärts-chronologisch in die Bewerbungsdatei einfügen, beispielsweise erst aktuelle Arbeits- oder Zwischenzeugnisse, dann ältere.

 




Wie viele Dateien anhängen? Eine!

Hängen Sie nur eine einzige Bewerbungsdatei an Ihre E-Mail an.

Also nicht eine Datei, die das Anschreiben enthält, eine zweite, die den Lebenslauf umfasst, eine dritte mit Arbeitszeugnissen, eine vierte mit Weiterbildungen, eine fünfte mit ...

 

Quelldatei: Word oder OpenOffice

Wenn wir für unsere Kunden vollständige E-Mail-Bewerbungen ausarbeiten, binden wir Anschreiben, CV, Foto, Zeugisse, Zertifikate und sonstige Leistungsnachweise in eine einzige Word-Datei ein.

Sie können selbstverständlich auch mit LibreOffice oder OpenOffice arbeiten.

Wenn die vollständig ausgearbeitete Bewerbung fertig und korrekt bezeichnet ist, kann sie mit einem Klick auf "Speichern unter" direkt aus dem Programm heraus als PDF abgespeichert werden.

 

Schriftart und Schriftgröße

  • Achten Sie auch darauf, dass die Schriftart und die Schriftgröße im Anschreiben und im Lebenslauf gleich sind.

  • Es sieht merkwürdig aus, wenn das Anschreiben in "Times New Roman", der CV dagegen in "Calibri" layoutet ist.

  • Gleiches gilt für die Schriftgröße, wenn Sie für das Anschreiben die Größe 10 auswählen, sollte der Lebenslauf keinesfalls mit der Schriftgröße 8 auf eine Seite gequetscht werden.

 




Textfeld E-Mail: Anschreiben doppelt?

Sehr häufig werden wir gefragt, wie im Textfeld der Begleit-E-Mail formuliert werden sollte.

 

Zu knapp und unpersönlich

Die kurze Formulierung "Sehr geehrte Frau Müller, anbei meine Bewerbungsunterlagen als PDF-Datei. Mit freundlichen Grüßen Jens Schmidt" ist unserer Erfahrung und Ansicht nach zu sachlich, zu knapp und zu unpersönlich.

Formulieren Sie zwei bis drei persönliche Sätze, die sich auf die neue Stelle, die besonderen Anforderungen, die neue Firma oder ein vorab geführtes Telefonat beziehen.

Verdeutlichen Sie Ihre hohe Eigenmotivation und Ihre Kommunikationsstärke von Beginn an!

 

Keine Massen-E-Mail

Keine Personalmitarbeiterin und kein Headhunter mag oberflächliche und farblose E-Mail-Begleittexte, die wie standardisierte Textbausteine klingen.

Nennen Sie deshalb im Textfeld der E-Mail in jedem Fall

  • die Stelle, um die es geht,

  • das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben

  • und verdeutlichen Sie Ihr starkes Interesse an einem Vorstellungsgespräch.

Falls vorab ein Telefonat stattgefunden hat, sollte dies natürlich ebenfalls mit Datum oder mit dem Hinweis "vor zwei Tagen" oder "gestriges Telefonat" oder "heute" erwähnt werden.

 

 




Deckblatt mit Foto: Ja oder nein?

Weniger ist im Internetzeitalter mehr, weil die Aufmerksamkeitsspanne von Viel- und Schnelllesern am PC nachweisbar abgenommen hat, siehe Eye-Tracking-Studie.

Daher empfehlen wir Ihnen, dass Sie auch bei Ihren E-Mail-Bewerbungen genau prüfen sollten, ob ein Deckblatt mit Foto unbedingt notwendig ist.

Immer mehr Personalmitarbeiter in den Firmen, aber auch externe Personalberater und Headhunter, wünschen sich E-Mail-Bewerbungen ohne Deckblatt. Sie bevorzugen es, wenn das Bewerbungsfoto gleich in den Lebenslauf integriert ist.

Die Entscheidung der Frage "Mit oder ohne Deckblatt?" liegt aber letztendlich bei Ihnen.

 




Kürzen: Nicht alle Zeugnisse und Zertifikate mitsenden

Auch hier gilt weniger ist mehr.

Insgesamt sollte die PDF-Bewerbung bei berufserfahrenen Bewerbern etwa 10 bis 15 Seiten umfassen. Halten Sie Ihre E-Mail-Bewerbung schlank und übersichtlich.

 

Was weglassen?

Zertifikate über Weiterbildungen sollten sorgfältig ausgewählt werden. Denn wie aussagekräftig ist ein Nachweis über ein Wochenendseminar, das vor 15 Jahren stattgefunden hat?

Meist reicht für Weiterbildungen, Seminare oder Workshops eine Erwähnung im Lebenslauf.

 

Hinweis geben

Gegebenenfalls vermerken Sie in Ihrer Bewerbung: "Aus Gründen der Übersichtlichkeit habe ich Ihnen nur die wichtigsten Anlagen übermittelt. Gerne reiche ich bei Bedarf sämtliche Nachweise ein."

 




Leer: Betreffzeile der E-Mail häufig ohne Text

Erstaunlicherweise enthält etwa jede fünfte E-Mail-Bewerbung überhaupt keinen Betreff. Die Zeile ist dann merkwürdigerweise leer.

 

Schludrige Arbeitsweise

Dies sollte Ihnen selbstverständlich nicht passieren, sonst unterstellt man Ihnen womöglich auch im Arbeitsalltag allgemein eine eher schludrige E-Mail-Kommunikation und unzuverlässige Arbeitsweise.

Machen Sie besser, schreiben Sie stattdessen beispielsweise in die Betreffzeile Ihrer E-Mail "Bewerbung Leiterin Einkauf, Stepstone: Kennziffer XY 4321".

 




Praxistipps: Für perfekte E-Mail-Bewerbungen

Bitte versenden Sie keine Zip-Dateien, die der Empfänger erst entpacken muss.

Drucken Sie Ihre PDF-Bewerbung vor dem Versand probehalber aus, denn auch im Online-Zeitalter wird in Unternehmen oder Personalberatungen bekanntermaßen mehr denn je ausgedruckt, allen digitalen Beschwörungsformeln zum Trotz.

Und senden Sie sie ebenfalls vor dem Versand an eine Firma probehalber an sich selbst, um zu überprüfen, ob sich die Datei problemlos öffnen lässt.

 




Wann nachfragen? Keine Antwort auf E-Mail-Bewerbung

Es kommt leider viel zu oft vor, dass Firmen nicht auf E-Mail-Bewerbungen reagieren und in irgendeiner Form antworten.

 

Empfangsbestätigung

Immerhin hat ein Teil der Firmen verstanden, dass Bewerberinnen und Bewerber sehr an einer schnellen Reaktion interessiert sind. Schließlich umfasst der Aufwand für eine gute und aussagekräftige E-Mail-Bewerbung mehrere Stunden, intensives Denken und Formulieren.

Daher versenden die Vorreiter unter den Firmen automatische Empfangsbestätigungen. Zumindest ist dann klar, dass die Bewerbung bei der Firma eingegangen ist.

 

Keine Reaktion auf Bewerbung

Allerdings heißt das noch lange nicht, dass Ihre E-Mail-Bewerbung auch gelesen und ausgewertet wird.

Und es kommt im Internetzeitalter sehr oft vor, dass E-Mails den eigentlichen Empfänger gar nicht erreichen und im Spam-Ordner landen.

 

Anrufen und nachfragen

Je nach Ausgangssituation sollten Sie nach einiger Zeit nachhaken, gerne per Telefon.

Wenn Sie beispielsweise vorab ein informatives und nettes Telefonat hatten, können Sie Ihren Ansprechpartner ruhig nach vier Tagen anrufen und nachfragen, ob Ihre Bewerbungs-E-Mail auch angekommen ist.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Bewerbung an einen Headhunter geschickt haben, können Sie ebenfalls nach ein paar Tagen nachhaken.

Handelt es sich um eine Initiativbewerbung per E-Mail empfehlen wir mindestens eine Woche zu warten.

Wie so oft, gibt es auch hier keine eindeutige Regel, aber wenn Sie gar keine Reaktion bekommen, sollten Sie erneut selber aktiv werden.

Schließlich profitiert die neue Firma ebenso von Ihrer Mitarbeit, wie Sie von einer neuen Stelle profitieren!

 




Checkliste: E-Mail-Bewerbung

 

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  1. Eine PDF: Haben Sie alle Unterlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammengefügt?

  2. Begleittext: Haben Sie zwei bis drei freundliche Zeilen im Textfeld der E-Mail formuliert?

  3. Foto: Enthält Ihr Lebenslauf ein aktuelles Foto (keine Pflicht, aber empfohlen)?

  4. Deckblatt: Haben Sie auf ein Deckblatt verzichtet (keine Pflicht, aber empfohlen)?

  5. Dateibezeichnung: Haben Sie die PDF-Datei mit Ihrem Vornamen und Nachnamen und der Positionsbezeichnung (Stellenbezeichnung) versehen?

  6. Datenmenge: Haben Sie Scans von Arbeitszeugnissen, Ausbildungs- oder Studienzeugnissen von der Datenmenge her verkleinert?

  7. Weniger: Haben Sie als Bewerber/-in mit Berufserfahrung darauf geachtet, nur aktuelle Zertifikate und Zeugnisse mitzuschicken?

  8. Anrede: Ist Ihre Anrede in der E-Mail und im Anschreiben der PDF an eine konkrete Person gerichtet?

  9. Name: Haben Sie den Namen des Ansprechpartners oder der Ansprechpartnerin richtig geschrieben?

  10. Telefonnummer: Enthält Ihre E-Mail-Bewerbung Ihre Mobilfunknummer, damit Sie schnell erreicht werden können (freiwillig, aber empfohlen)?

  11. Spam-Ordner: Schauen Sie gelegentlich in Ihren Spam-Ordner, ob Antwortmails der Unternehmen dort "untergegangen" sind?

  12. Probe: Haben Sie die PDF-Datei an sich selbst geschickt und probiert, ob sie sich problemlos öffnen lässt?

  13. Unterschrift: Haben Sie Ihre Unterschrift eingescannt und in Anschreiben und Lebenslauf eingefügt (keine Pflicht, aber empfohlen)?

  14. Diskretion: Haben Sie im E-Mail-Begleittext und im Anschreiben betont, dass Sie sich aus ungekündigter Stellung heraus bewerben und um absolute Diskretion bitten?

  15. Selbstbewusst: Verdeutlicht Ihre E-Mail-Bewerbung, dass Sie Ihre Stärken kennen und gezielt bei der Arbeit einsetzen?

 

Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches 

foto: © Gajus / fotolia.com