30 Tipps zur E-Mail-Bewerbung: Mit Mustern

  • Müssen Sie Ihre Unterschrift in die E-Mail-Bewerbung einscannen?

  • Gehören alle Zeugnisse in die PDF-Datei?

  • Ist ein Deckblatt noch üblich?

Wir geben mehr als 30 hilfreiche Praxistipps zur Online-Bewerbung, die direkt unserer Coachingpraxis entstammen.

 

Längst üblich: Schon lange hat die Online-Bewerbung mittels E-Mail den früher üblichen Versand einer Bewerbungsmappe als Briefpost abgelöst.

Aber neue Regeln: Allerdings tauchen immer wieder Fragen zur überzeugenden E-Mail-Bewerbung auf, die wir Ihnen gerne mit Bezug auf unsere über 20-jährige Erfahrung in der Beratung von Top-Managern, Führungskräften und qualifizierten Fachkräften beantworten.

 



Die wichtigsten Fragen rund um die Online-Bewerbung mittels E-Mail

Direkt aus der Praxis: Im weiteren Verlauf dieses Artikel klären wir über 30 häufige Fragen, die um das wichtige Thema E-Mail-Bewerbung kreisen. Gleich zu Beginn geht es um die für viele Bewerberinnen und Bewerber wichtige Frage, ob Anschreiben (hier: Muster als PDF-Download), Initiativanschreiben und Lebensläufe mit einer eingescannten Unterschrift versehen werden sollten.

Wichtige Sonderfragen: Aber auch Detailfragen wie die richtige Beschriftung der Dateianhänge, die Personalmitarbeitern, Personalberatern und Headhuntern eine leichte und klare Zuordnung ermöglichen soll, werden beantwortet.

Kernfrage für jede: Und ganz besonders wichtig ist die neue Thematik des "doppelten Anschreibens". Denn auch Sie werden wohl kaum eine an eine E-Mail angehängte PDF-Bewerbungsdatei ohne weitere Erläuterungen verschicken wollen.

 



I. Unterschrift in der E-Mail-Bewerbung?

  1. Im deutschsprachigen Bewerbungsraum gilt: Je persönlicher und aufwändiger eine Bewerbung gestaltet ist, desto ernsthafter wird das Interesse der Bewerberin beziehungsweise des Bewerbers am neuen Arbeitgeber eingeschätzt.

  2. Das Scannen und Einfügen einer handgeschriebenen Unterschrift in Form einer Grafik, die sowohl in das Word-Anschreiben als auch in den Word-Lebenslauf eingefügt wird, welche abschließend in das PDF-Format überführt werden, wird von vielen Personalerverantwortlichen als aufwändig angesehen.

  3. Daher ist momentan der klare Trend festzustellen, dass Anschreiben und Lebenslauf in der E-Mail-Bewerbung immer häufiger einen Scan der Unterschrift enthalten.

 



II. Optimaler Dateiname der PDF

  1. Bitte bezeichnen Sie Ihre PDF-Datei nicht bloß als „Bewerbung“ oder „Bewerbungsunterlagen“ oder „Lebenslauf.

  2. Selbstverständlich werden Sie nicht allein deswegen eingestellt, weil Ihre Datei ganz vorbildhaft „Bewerbung_Joachim_Schmidt_Marketingleiter“ oder "Bewerbung_Annika_Müller" heißt.

  3. Aber mit Kleinigkeiten dieser Art, signalisieren Sie von Anfang an, dass Sie auch bei der Erledigung künftiger beruflicher Aufgaben mitdenken werden.

  4. Sorgen Sie daher mit einer eindeutigen Dateibezeichnung für eine positive Aufmerksamkeit Ihrer E-Mail-Bewerbung

 



III. Maximale Dateigröße - so verkleinern

  1. Bitte nicht mehr als zwei oder maximal drei Megabyte.

  2. Üblicherweise kennen Bewerberinnen und Bewerber die „richtige“ Dateigröße, dennoch bekommen auch wir ab und an Bewerbungsunterlagen-E-Mails mit Dateianhängen, die 15 Megabyte umfassen!

  3. Wenn Sie Scans der Unterschriften, Scans von Zeugnissen und ein Bewerbungsfoto in die PDF-Datei einfügen, sollten Sie zunächst prüfen, wie groß diese einzelnen Dateien sind und sie gegebenenfalls verkleinern.

  4. Weiter können Sie vor dem virtuellen Druck im Menüpunkt „Druckereinstellungen“ die Anzahl der Dpi verringern (beispielsweise von "High-Quality" auf "Medium-Quality" im Programm FreePDF, das sehr viele verwenden). Dann verringert sich auch die Dateigröße der PDF-Datei insgesamt.

 



IV. Richtige Reihenfolge der Anlagen in der PDF-Datei

  1. Berufserfahrene Bewerberinnen und Bewerber bauen ihren Lebenslauf meistens rückwärts-chronologisch auf.

  2. Dann sollten Sie die sich daran anschließenden Anlagen (Arbeitszeugnisse, Zertifikate, Weiterbildungsnachweise, Ausbildungs-, Hochschulzeugnisse) ebenfalls rückwärts-chronologisch in die Datei einfügen, beispielsweise erst aktuelle Arbeitszeugnisse, dann ältere.

 



V. Anschreiben doppelt in der E-Mail?

  1. Beim Anschreiben hat sich der Trend durchgesetzt, dass es zusammen mit dem Lebenslauf und den Anlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst wird.

  2. Daher muss der vollständige Text des Anschreibens nicht in der eigentlichen E-Mail wiederholt werden.

  3. Die bloße Formulierung „Sehr geehrte Frau Müller, anbei meine Bewerbungsunterlagen als PDF-Datei. Mit freundlichen Grüßen Jens Schmidt“ ist dennoch etwas knapp.

  4. Formulieren Sie zwei bis drei persönliche Sätze, in denen Sie sich auf die neue Stelle, die neue Firma oder ein vorab geführtes Gespräch beziehen.

 



VI. Deckblatt mit Foto: ja oder nein

  1. Weniger ist im Internetzeitalter mehr, weil die Aufmerksamkeitsspanne von Viel- und Schnelllesern am PC nachweisbar abgenommen hat, siehe Eye-Tracking-Studie.

  2. Daher empfehlen wir Ihnen, dass Sie auch bei Ihren E-Mail-Bewerbungen genau prüfen sollten, ob ein Deckblatt mit Foto unbedingt notwendig ist.

  3. Immer mehr Personalmitarbeiter in den Firmen, aber auch externe Personalberater und Headhunter, wünschen sich E-Mail-Bewerbungen ohne Deckblatt. Sie bevorzugen es, wenn das Bewerberfoto in den Lebenslauf integriert ist.

  4. Die Entscheidung „Mit oder ohne Deckblatt?“ liegt aber letztendlich bei Ihnen!

 



VII. Alle Arbeitszeugnisse, Zeugnisse und Zertifikate mitsenden

  1. Auch hier gilt „weniger ist mehr“.

  2. Insgesamt sollte die PDF-Bewerbung bei berufserfahrenen Bewerbern etwa 10 bis 15 Seiten umfassen.

  3. Halten Sie Ihre E-Mail-Bewerbung also „schlank“.

  4. Gegebenenfalls vermerken Sie in Ihrer Bewerbung „Aus Gründen der Übersichtlichkeit habe ich Ihnen nur die wichtigsten Anlagen übermittelt. Gerne reiche ich bei Bedarf sämtliche Nachweise ein.“

 



VIII. Betreffzeile der E-Mail viel zu oft leer

  1. Erstaunlicherweise enthält etwa jede fünfte E-Mail-Bewerbung überhaupt keinen Betreff. Die Zeile ist dann merkwürdigerweise leer.

  2. Dies sollte Ihnen selbstverständlich nicht passieren, sonst unterstellt man Ihnen womöglich auch im Arbeitsalltag allgemein eine eher schludrige E-Mail-Kommunikation und Arbeitsweise.

  3. Machen Sie besser, schreiben Sie stattdessen beispielsweise in die Betreffzeile Ihrer E-Mail „Bewerbung als Leiterin Einkauf, Stepstone: Kennziffer XY 4321“.

 



IX. Unsere Abschlusstipps für Ihre E-Mail-Bewerbung

  1. Bitte versenden Sie keine Zip-Dateien, die der Empfänger erst entpacken muss.

  2. Hängen Sie nur eine einzige Bewerbungsdatei an Ihre E-Mail an. Also nicht eine Datei, die das Anschreiben enthält, eine weitere, die den Lebenslauf umfasst, eine dritte mit Arbeitszeugnissen, eine vierte mit Weiterbildungen, eine fünfte mit ...

  3. Drucken Sie Ihre PDF-Bewerbung vor dem Versand probehalber aus, denn auch im Online-Zeitalter wird bekanntermaßen mehr denn je ausgedruckt und dazu gehören in jedem Fall auch Bewerbungsunterlagen, die innerhalb von Personal- und Fachabteilungen und auch in Abstimmung untereinander ausgewertet werden.

  4. Und schicken Sie sie ebenfalls vor dem Abschicken an eine Firma probehalber an sich selbst, um zu überprüfen, ob sich die Datei problemlos öffnen und ausdrucken lässt.

 

Überzeugen mit Anschreiben & Lebenslauf
Kontakt vor Bewerbung -> Wann lohnt sich der Anruf?
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Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches 

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