Recommendation Letter: Englisches Arbeitszeugnis selbst schreiben

40 Muster englische Arbeitszeugnisse PDF-Download ✓ Letters of Recommendation schreiben ✓ References ✓ Beispiele und Formulierungen ✓ richtiger Aufbau ✓ Vorlagen für englische Referenzen ✓

 

Wenn es um das Schreiben von Letters of Recommendation (hier: 40 Muster als PDF-Downloads) geht, ist die Unsicherheit oft groß.

  • Welche Formulierungen sind hilfreich?

  • Wie ist der richtige Aufbau?

  • Was ist anders als bei Arbeitszeugnissen auf Deutsch?

  • Und wie können Sie Ihre Stärken und Ihr berufliches Profil auf Englisch verdeutlichen?

Die Besonderheiten und fein abgestimmten Regeln der deutschen Zeugnissprache helfen bei der Ausarbeitung eines Recommendation Letters nicht unbedingt weiter. Hier gelten andere Besonderheiten und - teilweise unausgesprochene - Regeln, die wir Ihnen jetzt vorstellen.

Easy-to-use: Wenn Sie sofort vor Augen haben möchten, wie sich unsere Empfehlungen zur Ausarbeitung englischer Arbeitszeugnisse und Empfehlungen praktisch umsetzen lassen, finden Sie hier konkrete Vorlagen:

 



Englisches Empfehlungsschreiben Letter of Recommendation: Beispiel und Inhalt

Die gute Nachricht vorweg, englische Arbeitszeugnisse unterliegen deutlich weniger formalen Vorgaben als deutsche.

Anders als deutsche Arbeitszeugnisse: Vordefinierte, unverzichtbare und durch die Wortwahl extrem fein abgestimmte Einzelnoten wie beispielsweise Arbeitsmotivation, Arbeitskönnen, Fachkenntnisse, Arbeitserfolg, Führungsverhalten, Sozialverhalten und Gesamtnote gibt es im Letter of Recommendation nicht.

Die Vorgaben sind deutlich freier, was aber auch für Unsicherheit sorgt. Und zwar sowohl bei Berufstätigen, die Englisch als Muttersprache sprechen als auch bei solchen, die diese wichtige und gängige Geschäftssprache als Zweitsprache verwenden.

Was wird erwähnt? Denn schließlich sollen ja, ebenso wie auch in deutschsprachigen Arbeitszeugnissen, durchaus Aussagen über Arbeitsinhalte, Arbeitsmethoden und persönliche Merkmale enthalten sein, damit eine Einstellungsentscheidung letztlich durch die schriftliche Empfehlung unterstützt wird.

Abgrenzung References: Klar abzugrenzen ist ein Recommendation Letter übrigens von einem Reference Letter. Englische "References" beziehen sich vorwiegend auf persönliche Eigenschaften.

Insbesondere im universitären Betrieb werden sie von Professorinnen und Professoren und anderen Lehrkräften ausgestellt und heben Merkmale wie Zuverlässigkeit, Motivation, Genauigkeit, Engagement oder Interesse hervor. Mehr zur Abrenzung erfahren Sie in diesem speziellen Artikel: Unterschiede Letter of Recommendation und Letter of Reference.

 



Aufbau für Vorlagen: So wird ein Recommendation Letter strukturiert

Praxisbeispiele: In unserer Beratungspraxis sehen und analysieren wir, u.a. im Rahmen von Bewerbungsunterlagen-Checks oder zur Vorbereitung auf Assessment-Center, regelmäßig viele Recommendation Letter. Beispielsweise von Mitarbeitern global aufgestellter deutscher Konzerne wie Siemens, Volkswagen oder Linde.

Ausländische Konzerne: Oder auch die Empfehlungsschreiben, die ausländische Konzerne ihren deutschen Mitarbeitern mit auf den weiteren beruflichen Weg geben, beispielsweise auf Geschäftspapier von Panasonic oder Samsung.

Aufbau Recommendation Letter: Es hat sich ein typischer Aufbau durchgesetzt, häufig wird für englische Arbeitszeugnisse diese Struktur verwandt:

- Datum

- Betreff

- Überschrift

- Einleitung

- Dauer des Arbeitsverhältnisses

- Arbeitsaufgaben

- Persönliche Stärken und Vorzüge

- Empfehlung für künftige Arbeitgeber

- Unterschrift

- Berufliche Position des Verfassers

 



Beispielformulierungen für den Aufbau

- Datum:

beispielsweise: August 7, 2017

 

- Betreff

häufig: Letter of Recommendation for Dennis Schmidt
oder: Re: Letter of Recommendation for Dennis Schmidt
seltener: Reference: Dennis Schmidt
oder: Re: Mr. Dennis Schmidt
oder: Employer's Reference:

Anmerkung: Die Abkürzung "Re:" entspricht dem deutschen "Betr."

 

- Überschrift

üblich: To Whom It May Concern:
gelegentlich: To whom it may concern:
seltener: TO WHOM IT MAY CONCERN:

 

- Einleitung

beispielsweise:
Please accept this letter as personal and professional character reference for Mr. Dennis Schmidt.
häufig auch persönlich formuliert:
I am pleased to provide this letter of recommendation for Dennis Schmidt.
oder:
It is with great pleasure that I write this letter of recommendation on behalf of Dennis Schmidt.

 

- Dauer des Arbeitsverhältnisses

Dennis worked for the Economic Office for almost 5 years.
oder:
I have had the pleasure of working with Dennis for five years.
oder:
I worked with Dennis for 5 years.

 

- Arbeitsaufgaben

As a marketing generalist, Dennis contributed to marketing communications by writing press releases for targeted media and helping to set up trade shows.
oder:
He responded to customer needs and built an ongoing conversation with customers and potential customers.
oder:
He coordinated with other employees to meet customer needs.

 

- Persönliche Stärken und Vorzüge

Dennis is an extremly committed und active employee.
oder:
Dennis was devoted to his work and demonstrated to understand the business and the stakes.
oder:
He successfully completes work either through individual effort or through the leadership of others.

 

- Empfehlung für künftige Arbeitgeber

I highly recommend him without reservation.
oder:
I highly recommend him and any resource that he endorses.
oder:
In summary, I would definitely hire Dennis again, and would recommend him to other companies without hesitation.

 

- Unterschrift

handgeschriebene Unterschrift

 

- Berufliche Position des Verfassers

beispielsweise:
Paul Mueller
Managing Director

 



Geheimcode im englischen Empfehlungsschreiben

Vom Geheimcode ...: Im Lauf der letzten Jahrzehnte hat sich für deutsche Arbeitszeugnisse, aber auch schweizerische und österreichische, ein fein abgestuftes Notensystem etabliert, das wegen seiner formalen Vorgaben und floskelhaften Formulierungen häufig als Geheimcode (Download Zeugniscode: 200 kostenlose Beispiele als Tabelle mit Übersetzung) empfunden und bezeichnet wird.

... zum Zeugniscode: Darüber hinaus gibt es sogar einen echten Geheimcode, genauer gesagt "Zeugniscode" der aus Abwertungen besteht, die nur vermeintlich positiv klingen.

Abstufungen im Recommendation Letter: Einen entsprechenden Geheimcode gibt es für englische Arbeitszeugnisse nicht. Allerdings hat sich auch die englische Zeugnissprache in den vergangenen Jahren deutlich weiterentwickelt. Einige Feinheiten sollten Sie daher berücksichtigen.

 

Ausdrücklicher Hinweis auf mögliches Telefonat

Der übliche Abschlusssatz "I highly recommend him without reservation." wird in seiner Wirkung noch gesteigert, wenn der Verfasser des Recommendation
Letters seine Telefonnumer angibt, beispielsweise so: "If you would like additional information about Dennis Schmidt, you can call me at +49-404-987 65 432."

Berufliche Position des Verfassers

Wird deutlich, dass der Referenzgeber intensiv mit dem beurteilten Mitarbeiter zusammengearbeitet hat, üblicherweise als Vorgesetzter, steigert dies ebenfalls die Aussagekraft des Reference Letters.

Beispielsweise gleich im Einleitungsabsatz: "I am pleased to write this letter of recommendation for Dennis Schmidt. Dennis was employed by our company as a sales representative from 2014-2017 and worked under my supervision during that time."

Signalwörter für ausgezeichnete Mitarbeit

Achten Sie darauf, dass in Ihrem Recommendation Letter Signalwörter für ausgezeichnete Arbeit enthalten sind. Beispielsweise so:

"Dennis has excellent communication skills." oder:

"He consistently met deadlines and always stayed within the budget while keeping the highest professional standards."

Hinweis: Die Beispiele entstammen unseren PDF-Downloads für Letters of Recommendation, die neben 4 vollständigen Mustern aus speziellen Berufsfeldern auch 305 Beispielformulierungen enthalten.

     



    So berufliche Erfahrungen gewichten

    Mehr Aufgaben: Eigentlich alle Berufsfelder sind in den letzten Jahren komplexer geworden, die Aufgaben von Fachkräften und Führungskräften sind sehr anspruchsvoll und umfassend.

    Flachere Hierarchien: Weiter hat die Zunahme von Projektarbeit, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und Job Rotation im Krankheits- oder Abwesenheitsfall von Kollegen ebenfalls dazu geführt, dass berufliche Profile noch umfangreicher geworden sind.

    Taktisch formulieren: Da Ihr Recommendation Letter einerseits eine Wertschätzung für vergangene Leistungen und bisheriges Engagement am Arbeitplatz und andererseits eine Einschätzung über künftige Einsatzmöglichkeiten im Berufsleben ist, ist es sinnvoll, taktisch vorzugehen.

    - Überlegen Sie sich in einem ersten Schritt, welche Stärken, Erfahrungen und Kenntnisse Sie bisher ausgezeichnet haben. Hier dürften Ihre Auswahlmöglichkeiten wegen der üblicherweise sehr umfassenden Arbeitsaufgaben groß sein.

    -  In einem zweiten Schritt wählen Sie dann sowohl typische Arbeitsinhalte der Vergangenheit aus, berücksichtigen aber auch die Aufgaben, die für die künftig von Ihnen angestrebten Stellen wichtig sind.

    Ihre Stärken: Nutzen Sie den Gestaltungsspielraum, den Sie bei der Ausarbeitung Ihres Recommendation Letters haben, um Ihre beruflichen Stärken mit Bezug auf zukünftig gewünschte Arbeitsaufgaben darzustellen.

     



      Welcher Umfang ist hier angemessen?

      Im Vergleich: Englische Recommendation Letters sind mittlerweile, genauso wie deutsche Arbeitszeugnisse, immer umfangreicher geworden.

      Vor etwa 20 Jahren umfasste der Text von deutschen Arbeitszeugnissen für Fachkräfte eher eine knappe DIN-A4-Seite und der von Führungskräften etwa anderthalb. Heutzutage liegt der Durchschnitt für Fachkräfte bei knapp zwei und der von Führungskräften bei knapp drei DIN-A4-Seiten.

      Eine Seite: Der Text englischer Recommendation Letters umfasste früher eher eine gute halbe DIN-A4-Seite, mittlerweile wird die Seite aber voll ausgeschöpft.

      Um das immer noch übliche Limit einer DIN-A4-Seite nicht zu überschreiten, wird gerne auch die Schriftgröße von 12 auf 11 oder 10 Punkte verkleinert und der Seitenrand wird verringert.

      Unsere Empfehlung: Allerdings haben wir in unserer Beratungspraxis auch schon ab und an Recommendation Letters gesehen, die zwei DIN-A4-Seiten umfassten. Von diesem Umfang raten wir aber ab.

      Mit zunehmender Länge verkehrt sich der ursprünglich beabsichtigte Informationswunsch über die Stärken, Erfahrungen und Kenntnisse des Bewerbers ins Gegenteil. Dann wird der Recommendation Letter nicht mehr vollständig gelesen.

       



        Wer schreibt ein englisches Arbeitszeugnis?

        Überforderte Personalmitarbeiter: Personalabteilungen deutscher Konzerne oder gar Mittelständler, die aussagekräftige Recommendation Letter verfassen können, gibt es kaum. Meist fällt diese Aufgabe auf den direkten Fachvorgesetzten zurück. Und wird von diesem mangels Zeitressourcen an den zu beurteilenden Arbeitnehmer delegiert. Daher ist auch hier der Trend festzustellen, dass das - englische - Zeugnis selbst verfasst wird.

        Bewertung durch Vorgesetzte: Auch die zweite Variante, dass der Aufgabenblock vom Beurteilten ausgearbeitet wird und der dazugehörige Bewertungsblock vom Vorgesetzten verfasst wird, ist im Berufsalltag gängige Praxis.

        Chancen nutzen: In beiden Fällen haben Sie erhebliche Möglichkeiten auf die Qualität und Aussagekraft Ihres "englischen Arbeitszeugnisses" einzuwirken - und diese Möglichkeiten sollten Sie selbstverständlich zu Ihren Gunsten nutzen. Damit Sie es hierbei leichter haben, können Sie unsere Muster und Hunderte von Beispielformulierungen für Recommendation Letter herunterladen - und nutzen.

         

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        Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches 

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