Delegieren: mehr, besser, effektiv, lernen

Von Püttjer - Schnierda

Die Fähigkeit zu delegieren ist eine zentrale Management-Kompetenz.

  • Aber warum delegiert etwa ein Drittel der Führungskräfte viel zu wenig?

  • Was sollten Sie mental tun, damit Sie Verantwortung auch wirklich abgeben können?

  • Warum ist es viel effektiver Ziele, statt Aufgaben zu delegieren?

  • Und wie etablieren Sie eine Fehlerkultur, ohne die es beim Delegieren auf Dauer nicht geht?

 

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Definition: Was ist delegieren?

Definition: Die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu verteilen und Verantwortung zu übertragen, ist eine zentrale Management-Kompetenz, die als delegieren bezeichnet wird.

In innovationsstarken Unternehmen und in flachen Hierarchien delegieren Führungskräfte viel und bewusst, um Mitarbeiter/-innen vertrauensvoll einzubinden, gezielt zu entwickeln und zum eigenständigen Denken und Handeln zu motivieren.

 

 




Kontrollverlust: Darum wird nicht delegiert

Es gibt Umfragen, nach denen ein Drittel aller Führungskräfte meint, eigentlich häufiger und öfter delegieren zu müssen. Aber dennoch große Schwierigkeiten damit hat, Aufgaben weiterzureichen.

Was sind die Gründe dafür?

 

1. Kontrollverlust

Viele Managerinnen und Manager haben häufig einige Jahre darauf hingearbeitet, ihre Position in der Firmenhierarchie aufzubauen und zu sichern.

Sollen sie nun plötzlich Projekte, Aufgaben, Tätigkeiten und Zuständigkeiten delegieren, verbinden sie dies häufig mit dem Gefühl, die Kontrolle zu verlieren.

Eine große Rolle spielt dabei auch das Vertrauen gegebenüber der Person, an die delegiert werden soll.

Ist das Vertrauen noch nicht aufgebaut oder womöglich wegen einiger Fehler in der Vergangenheit beschädigt, ist die Angst vor Kontrollverlust so groß, dass Aufgaben nicht delegiert, sondern selber erledigt werden. Eigene Überstunden inklusive!

 

2. Qualitätsverlust

Ein weiterer Grund für die Angst, Aufgaben von Teammitgliedern erledigen zu lassen, ist die Andersartigkeit der Qualität.

Manche Führungskräfte wirken auf Dritte fast schon neurotisch, weil sie auf ganz bestimmte Abläufe, ganz bestimmte Prüfschritte und ganz bestimmte Kriterien sehr großen Wert legen.

Es wird in diesen Fällen also nicht delegiert, weil ein qualitativ schlechteres oder gar minderwertiges Ergebnis erwartet wird.

 

3. Ansehensverlust

Oft wird auch ein Ansehensverlust befürchtet.

Wer Aufgaben delegiert, gibt auch die damit verbundene Verantwortung weiter. Und hat oft Angst, sich am Ende selber überflüssig zu machen.

 

4. Zeitlicher Aufwand

Viele Führungskräfte haben es schon erlebt, dass man für die Schulung von Mitarbeitern für neue oder zusätzliche Aufgaben oft ebenso viel Zeit benötigt, wie für das Erledigen der Aufgaben selbst.

Nicht wenige Mitarbeiter, die sich unterfordert fühlen, hören von ihren eigentlich überforderten Chefinnen und Chefs Sätze dieser Art.

  • "Das mache ich eben noch schnell selbst."

  • "So viel Aufwand ist das eigentlich nicht, ich erledige das heute Abend noch kurz vor dem Arbeitsende."

  • "Ich glaube, dass ist komplizierter als viele denken. Aber ich kriege das noch irgendwie unter in meinem Terminkalender."

  • "Das müsste ich mal richtig gründlich erklären, aber dafür fehlt mir einfach die Zeit."

 




Verbessern: Effektiver und häufiger delegieren

Es gibt bewährte Techniken, Tricks und Tipps, damit Führungskräfte effektiver delegieren. Lassen Sie sich von unseren Anregungen inspirieren, um diese wichtige Management-Kompetenz zu entwickeln und auszubauen.

 

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1. Was gewinnen Sie?

Bevor Sie Aufgaben, Verantwortung und damit auch Kontrolle abgeben, sollten Sie mental darauf fokussieren, was Sie durch richtiges Delegieren gewinnen.

  • Kernaufgaben: Sie können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und lästige Routinetätigkeiten abgeben.

  • Führungskraft als Coach: Sie unterstützen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, sich weiterzuentwickeln.

  • Talentbindung: Unterforderte Teammitglieder mit Potenzial werden über kurz oder lang kündigen. Binden Sie Talente!

  • Erfolg als Führungskraft: Ihr Bereich, Ihre Abteilung oder Ihr Projektteam wird bessere und nachhaltigere Erfolge erzielen, weil jede und jeder sein Talent einbringt.

  • Innovationskultur: Sie etablieren sowohl eine Innovationskultur als auch eine Fehlerkultur. Damit wird Ihr Unternehmen insgesamt mehr Erfolg haben.

 

2. S.M.A.R.T.-Regel

Verwenden Sie beim Delegieren die bewährte S.M.A.R.T.-Regel, delegieren Sie Aufgaben, Tätigkeiten, Projekte und Verantwortung spezifisch (S), messbar (M), attraktiv (A), realistisch (R) und terminiert (T).

Grundsätzlich gilt bei der praktischen Anwendung dieser Regel, dass Sie vorrangig auf die zu erreichenden Ziele abstellen. Erklären Sie Ihrem Adressaten, welches spezifische Ziel zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden soll.

 

3. Ziele delegieren

S für spezifisch: Benennen Sie das zu erreichende Ziel präzise und klar.

M für messbar: Idealerweise kann das Ziel gemessen werden, beispielsweise eine Anzahl von Anrufen oder E-Mails. Oder eine Liste von Daten, Preisen oder Informationen.

A für attraktiv: Delegieren Sie nicht nur langweilige und unangenehme Aufgaben. Setzen Sie auf einen Mix von attraktiven und weniger interessanten Aufgabenstellungen.

R für realistisch: Stellen Sie sicher, dass Ihr Adressat fachlich und zeitlich in der Lage ist, die Aufgabe zu erledigen. Sorgen Sie als Führungskraft für die notwendigen Ressourcen.

T für terminiert: Definieren Sie einen eindeutigen Endtermin und vereinbaren Sie gegebenenfalls auch mehrere Zwischentermine, insbesondere für weniger erfahrene Mitarbeiter.

 

4. Erst gut planen

Sie werden die von Ihnen angestrebten Ziele besser und schneller erreichen, wenn Sie nicht zwischen Tür und Angel delegieren. Überlegen Sie sich sich, wie Sie Ihren Mitarbeiter einweisen möchten.

  • Sind vorbereitete To-do-Listen hilfreich?

  • Lassen sich Abläufe im Vorfeld visualisieren?

  • Sollten Sie ausführlicher auf die typischen Schwierigkeiten und Hindernisse hinweisen?

Eine gut strukturierte Planung erleichtert letztlich das Delegieren.

 

5. Routinen oder Schlüsselkunden delegieren?

Klassifizieren Sie die Aufgaben und Tätigkeiten, die Sie delegieren wollen. Zeitaufwändige Routinetätigkeiten sollten Sie schnellstens abgeben.

Wenn es dagegen um Schlüsselprojekte oder die Betreuung von Schlüsselkunden geht, sollten Sie immer informiert bleiben und genau abwägen, welche Risiken Sie mit einer Weitergabe der Verantwortung eingehen.

 

6. Gezielt überfordern

Permanente Unterforderung ist für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein häufiger Kündigungsgrund. Binden Sie Ihre Talente im Team, indem Sie sie gezielt überfordern.

Ab und an lohnt es sich, Teammitglieder oder Führungsnachwuchskräfte mit Aufgaben zu betrauen, denen sie eigentlich noch nicht gewachsen sind. Kalkulieren Sie Fehler und Rückschläge ein und stehen Sie als Mentor professionell zur Seite, um die angestrebten Ziele letztlich dennoch zu erreichen.

Ermöglichen Sie Ihren Leistungsträgern, an Herausforderungen zu wachsen!

 




Feedback: Delegieren braucht Dialog

Als Führungskraft sollten Sie davon ausgehen, dass delegierte Aufgaben grundsätzlich nicht in der Form erledigt werden, in der Sie es selber gemacht hätten.

Versuchen Sie einen Mentalitätswechsel bei sich zu erreichen. Gehen Sie immer davon aus, dass andere Menschen anders denken, anders vorgehen und andere Ideen haben.

 

Auf Ziele fokussieren

Prinzipiell hilft es, weniger auf Abläufe, Arbeitschritte und Arbeitsprozesse zu fokussieren und stattdessen mehr auf Ziele und Ergebnisse zu achten.

  • Erreichen Ihre Mitarbeiter die geforderten Ergebnisse auf eine andere Art? Prima!

  • Sind die von Ihnen definierten Ziele auf unterschiedlichen Wegen zu erreichen? Das ist durchaus erlaubt!

  • Setzen Ihre Mitarbeiter andere Schwerpunkte und übertreffen auf diese Weise sogar Zielvorgaben? Glückwunsch!

 

Zeitnahes Feedback

Ganz gleich, ob Sie Aufgaben an weniger erfahrene oder an erfahrene Mitarbeiter delegieren. Sie sollten immer zeitnah Feedback geben. Insbesondere dann, wenn Sie nicht ganz zufrieden waren. Dabei ist durchaus Fingerspitzengefühl gefragt.

Denn wenn etwas nicht gleich geklappt oder funktioniert hat, kann dies auch an fehlenden Informationen oder Missverständnissen hinsichtlich der Ausführung liegen.

Beginnen Sie den Delegationsprozess noch einmal von vorn und klären Sie, ob die vereinbarten Ziele vom Mitarbeiter richtig verstanden worden sind.

Kritik ist erlaubt und wichtig. Allerdings sollten Sie möglichst klar aussprechen, was das nächste Mal anders gemacht werden sollte.

Idealerweise geben Sie auch eine kurze Begründung dafür. Verweisen Sie beispielsweise auf Abteilungsrichtlinien, Qualitätsvorgaben, Sicherheitsvorschriften, Datenschutzbestimmungen oder Compliance-Regeln.

 




Fehlerkultur: Delegieren braucht Vertrauen

Effektives Delegieren gelingt in einer echten Fehlerkultur deutlich besser. Hier sind Führungskräfte als Vorbilder gefragt.

 

Vertrauen führt

Angstfreiheit: Die Führungsebene sollte darauf hinarbeiten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Angst vor Fehlern zu nehmen. Und gegebenenfalls begangene eigene Fehler offen kommunizieren.

Lösungsorientierung: Gute Führungskräfte suchen nicht nach Schuldigen. Stattdessen geht es darum, Gründe für begangene Fehler zu analysieren und gemeinsam bessere Lösungen zu finden.

Vertrauen führt: Teams können nur wachsen, wenn alle Beteiligten ausreichend Handlungs- und Gestaltungsspielräume haben und nutzen. Setzen Sie dabei auf eine vertrauensvolle, direkte und offene Kommunikation.

Lernkurve: In einer gelebten Fehlerkultur rückt der Erkenntnisgewinn in den Vordergrund, von dem letztlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren.

 




Ausbauen: Kennen Sie Ihre Management-Kompetenzen?

Wie eingangs erwähnt, zählt effektives Delegieren mit zu den zentralen Management-Kompetenzen. Gute Führungskräfte kennen ihre Führungsqualitäten und entwickeln diese ständig weiter.

Orientieren Sie sich an diesen gefragten Kompetenzen.

  1. agile Führung

  2. strategisches Denken

  3. analytisches Denken

  4. komplexes Denken

  5. unternehmerisches Denken

  6. Konfliktfähigkeit

  7. zügiges Entscheiden

  8. Kundenorientierung

  9. wertschätzende Führung

  10. interkulturelle Kompetenz

  11. reflektiertes Konfliktverhalten

  12. konsequente Ergebnisorientierung

  13. Hands-on-Mentalität

  14. Fördern von Veränderungen

  15. Erlauben von Fehlern

  16. konstruktives Kritisieren

  17. ausgeprägte Selbstdisziplin

  18. proaktives Denken und Handeln: Eigeninitiative

  19. zielorientierte Überzeugungskraft

  20. Innovationskompetenz

  21. Begeisterungsfähigkeit

  22. souveränes Auftreten

  23. positive Risikobereitschaft

  24. digital Leadership

  25. Führungskompetenz

 




Checkliste: 10 Tipps - besser delegieren

 

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  1. S.M.A.R.T.-Regel: Delegieren Sie Aufgabenstellungen spezifisch (S), messbar (M), attraktiv (A), realistisch (R) und terminiert (T).

  2. Zeitpunkt: Delegieren Sie nicht zwischen Tür und Angel, nehmen Sie sich etwas mehr Zeit für die notwendigen Erklärungen. Achten Sie darauf, wichtige Arbeitsschritte zu visualisieren oder verwenden Sie To-do-Listen.

  3. Ressourcen: Welche Fähigkeiten, Kenntnisse, Befugnisse braucht die Person, an die Sie Aufgaben delegierne möchten? Stellen Sie die entsprechenden Ressourcen bereit.

  4. Routineaufgaben: Analysieren Sie Ihren Aufgabenbereich. Einfache Routineaufgaben, die womöglich noch zeitaufwändig sind, sollten Sie schnellstens delegieren.

  5. Vorstrukturieren: Anspruchsvollere Aufgaben sollten Sie gut vorstrukturieren, bevor Sie sie delegieren.

  6. Gezielt überfordern: Delegieren Sie auch anspruchsvolle Aufgaben, bei denen Sie wissen, dass Ihr Mitarbeiter zunächst überfordert sein wird. So kann sich ihr Mitarbeiter entwickeln und an Herausforderungen wachsen.

  7. Feedback: Geben Sie zeitnah Feedback, wenn Sie eine Aufgabe delegiert haben. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden? Was sollte nächstes Mal gleich und was anders gemacht werden?

  8. Fehlerkultur: Verdeutlichen Sie Ihrem Team, dass Sie Fehler tolerieren, wenn diese zum Lernprozess dazugehören.

  9. Vertrauen: Betonen Sie häufiger, dass Sie Ihren Teammitgliedern grundsätzlich vertrauen und vermitteln Sie Wertschätzung für bereits erfolgreich delegierte Aufgaben und Tätigkeiten.

  10. Offen für Veränderungen: Nehmen Sie im Anschluss an delegierte Aufgaben neue Ideen und Anregungen von Mitarbeitern auf. Es gibt viele Wege zum geimeinsamen Ziel!

 

Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches 

foto: © rawpixel on Unsplash.com