Arbeitszeugnis: Äußere Form, Layout, Schrift, Formalien

Von Püttjer - Schnierda

Ein gutes Arbeitszeugnis hilft bei künftigen Bewerbungen, allerdings müssen auch die äußere Form, das Layout und weitere Formalien stimmen. Sonst wird der Inhalt möglicherweise durch Formfehler indirekt abgewertet.

  • Darf die Adresse des Arbeitnehmers auf dem Zeugnis stehen?

  • Welche Schriftgröße ist angemessen?

  • Ist Blocksatz üblich?

  • Sind Anführungszeichen im Text erlaubt?

  • Darf das Zeugnis geknickt verschickt werden?

  • Und muss jeder Rechtschreib- oder Grammatikfehler geändert werden?

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Schrift, Blocksatz, Anführungszeichen im Zeugnis

Grundsätzlich gibt es keine einheitlichen Regeln für die Form von Zeugnissen. Dennoch haben sich Standards herausgebildet. Und es gibt zahlreiche Gerichtsurteile, auch zu formalen Fragen.

 

1. Blocksatz oder linksbündig

Es steht dem Arbeitgeber grundsätzlich frei, den Zeugnistext im Blocksatz oder im linksbündigen Flattersatz zu verfassen.

In unserer Beratungspraxis werden wir immer wieder gefragt, ob übergroße Lücken im Blocksatz ein Problem sind und ob der Ex-Arbeitgeber Silbentrennungen durchführen "muss".

Unserer Erfahrung nach hilft hier meist eine freundliche Bitte. Oft enthalten Zeugnisse Rechtschreibfehler (siehe weiter unten im Text). Dann können bei der Korrektur dieser Fehler gleich auch Trennstriche im Blocksatz eingefügt werden.

Wichtig ist, dass nicht der erste Absatz im Blocksatz layoutet wird, der zweite linksbündig usw. Eine derart merkwürdige Schriftform würde künftige Zeugnisleser vermutlich negativ stimmen.

 

2. E-Mail oder ausgedruckt

Das Arbeitszeugnis muss immer schriftlich erteilt werden.

Zwischen- oder Endzeugnisse müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Original vorliegen. 

Zeugnisse dürfen nicht in elektronischer Form übermittelt werden. Ein Versand per E-Mail-Anhang als PDF ist also keinesfalls erlaubt. Kommt in der Praxis aber durchaus vor.

Bestehen Sie daher immer auf eine ausgedruckte Version.

 

3. Schriftart

Hinsichtlich der Schriftart gibt es keine festen Vorgaben. In unserer Beratungspraxis sehen wir meist Zeugnisse mit Serifen, beispielsweise Times New Roman.

Schriftarten wie Arial oder Calibri, die keine Serifen enthalten und dadurch moderner wirken, werden eher von innovativen und dynamischen Unternehmen verwendet, beispielsweise Start-ups.

In der Außenwirkung spielt die Schriftart keine Rolle.

Wichtig ist nur, dass Schriftarten in Zeugnissen nicht gemixt werden. Dies haben wir schon häufiger gesehen, weil Personalabteilungen beispielsweise aus mehreren alten Zeugnissen ein neues erstellen.

 

4. Schriftgröße

Die Schriftgröße sollte lesbar sein.

Praxistipp

Oft sehen wir Zeugnisse, die mit aller Kraft auf zwei DIN-A4-Seiten gequetscht worden sind. Meist wird dann eine sehr kleine Schriftart gewählt.

Da dies klar zu Lasten der Lesbarkeit geht, empfehlen wir in derartigen Fällen lieber zweieinhalb Seiten Text auf drei Blatt Geschäftspapier.

Und eine lesbare Schriftgröße!

 

5. Anführungszeichen, fett oder kursiv

Vor kursiver Schrift, Fettschrift, Unterstreichungen oder Anführungszeichen in Arbeitszeugnissen wird häufig gewarnt.

Natürlich darf die Gesamtnote nicht so aussehen:

 

Negativbeispiel Anführungszeichen

Herr Müller "erledigte" die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit.

 

Denn die Anführungszeichen bei "erledigte" signalisieren sicherlich, dass Herr Müller nicht besonders leistungsstark war.

Dennoch gibt es mittlerweile einen kleinen Trendwechsel bei Anführungszeichen, Fettschrift und Unterstreichungen. Denn gerade Stellenbezeichnungen und Abteilungsnamen sind mittlerweile häufig so lang und kompliziert, dass diese gelegentlich in Anführungszeichen gesetzt werden.

Dies ist aus unserer Sicht kein Makel, sondern dient der besseren Lesbarkeit.

 




Geknickt oder gefaltet

Laut Rechtssprechung besteht kein Anspruch auf ein ungefaltetes, ungetackertes und ungeknicktes Zeugnis.

Arbeitgeber dürfen beispielsweise Zeugnisse zweimal falten, um es in einem Geschäftsumschlag üblicher Größe unterzubringen (BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).

Da Bewerbungsunterlagen aber mittlerweile fast immer per E-Mail-Bewerbung versendet werden, also Scans von Zeugnissen enthalten, dürfte das Problem der früher in Kopien "sichtbaren Falten" vermutlich eher der Vergangenheit angehören.

 

 

 




Geschäftspapier Pflicht fürs Zeugnis?

Die Arbeitszeugnisse, die wir in unserer Beratungspraxis prüfen, sind eigentlich immer auf Geschäftspapier ausgestellt.

Denn es gilt der Grundsatz, dass üblicherweise verwendetes Geschäftspapier auch für Arbeitszeugnisse verwendet werden muss.

Wichtig ist, dass die Firmierung und Anschrift des ehemaligen Arbeitgebers aufgeführt sind.

 




Adressfeld: bitte ohne Anschrift

Gelegentlich sehen wir, dass unsere Kunden Arbeitszeugnisse bekommen haben, in denen die Adresse des Arbeitnehmers aufgeführt ist.

Hier kann der Eindruck entstehen, dass der Arbeitgeber sich derart mit seinem ehemaligen Mitarbeiter zerstritten hat, dass eine Übersendung des Zeugnisses per Post erfolgte. Dieser negative Eindruck ist natürlich zu vermeiden.

Daher sollte das Adressfeld frei bleiben und nicht die Wohnanschrift des beurteilten Arbeitnehmers enthalten.

 




Letzter Arbeitstag

Idealerweise stimmen der letzte Arbeitstag des Arbeitsverhältnisses und das Ausstellungsdatum oberhalb der Unterschrift beziehungsweise der zwei Unterschriften überein.

Auch wenn Führungskräfte oder andere Arbeitnehmer häufig freigestellt werden, läuft ihr Arbeitsverhältnis schließlich weiter.

Daher dürfen Endzeugnisse nicht das Datum der Freistellung als Beendigungsdatum enthalten.

 




Ausstellungsdatum

Weiter sollte das Ausstellungsdatum bei den Unterschriften zeitlich nicht zu weit entfernt vom letzten Arbeitstag liegen. Sonst kann der Eindruck entstehen, dass es zu einer anwaltlichen oder gerichtlichen Auseinandersetzung über die Form oder die Inhalte des Zeugnisses kam.

Negativbeispiel Ausstellungsdatum

Wenn der letzte Arbeitstag der 31.12. ist, sollte das Ausstellungsdatum nicht auf 01.04. des folgenden Jahres datiert sein.

Auch dieser Eindruck könnte künftige Arbeitgeber negativ stimmen.

 




    Formfehler ändern lassen

    Aus unseren Zeugnisberatungen wissen wir, dass Personalmitarbeiterinnen und -mitarbeiter mit der formalen Gestaltung und Ausformulierung von Arbeitszeugnissen häufig überfordert sind.

    Nicht immer ist es böse Absicht, wenn Schriftarten gemixt werden oder Trennstriche im Blocksatz fehlen.

    Und wenn es sich um kleine Handwerksbetriebe handelt, stellt sich sicherlich die Frage, ob jeder Komma-, Grammatik- oder Rechtschreibfehler zwingend geändert werden muss, wenn die inhaltlichen Aussagen doch eindeutig positiv sind.

    Anders sieht es natürlich für Führungskräfte, Top-Managerinnen und Top-Manager aus. Hier fallen die Ansprüche an die Form von Zeugnissen natürlich höher aus. Daher sollten Nachbesserungen  auch eingefordert werden.

    Oft ist man auf Seiten der Firmen bereit, begründete Änderungen und Ergänzungen einfach zu übernehmen.

    Orientieren Sie sich an den Zeugnismustern aus unserem Downloadbereich.

    Und nutzen Sie unser Praxiswissen.

     




    Inhaltlich überzeugen: Stärken im Zeugnis

    Achten Sie weiter darauf, dass Ihre Stärken im Zeugnis enthalten sind.

    Es ist nachvollziehbar, dass Logistikmitarbeiter üblicherweise andere Stärken betonen als Mitarbeiter im E-Commerce.

    Und Führungskräfte benötigen andere Management-Kompetenzen als Projektleiterinnen und Projektleiter.

    1. Verhandlungsgeschick

    2. Überzeugungskraft

    3. unternehmerisches Denken

    4. Kostenbewusstsein

    5. Zahlenaffinität

    6. strukturierte Arbeitsweise

    7. interkulturelle Kompetenz

    8. Begeisterungsfähigkeit

    9. Kundenorientierung

     

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    Coachingtipp

    Werten Sie einige Sie spannende Stellenangebote aus, um aus zu sehen, welche Fach-, Branchen, Sprach-, Produkt- oder IT-Kenntnisse und welche Stärken in Ihrem beruflichen Alltag gefragt sind.

    Wenn Sie einen guten Kontakt zu Ihrer Chefin oder Ihrem Chef oder zur Personalabteilung haben, können Sie darum bitten, dass Ihr Zeugnis entsprechend aktuelle Kenntnisse betont.

    Orientieren Sie sich an den Zeugnismustern aus unserem Downloadbereich.

     




    Ohne Formfehler ins Job-Interview

    Wir erleben es regelmäßig, dass inhaltlich und formal überzeugende Arbeitszeugnisse schneller dazu führen, dass Einladungen zu Vorstellungsgesprächen erfolgen.

    Bereiten Sie sich optimal vor, damit Sie Fragen zu Ihren Aufgaben, Leistungen, Kenntnissen, Erfahrungen, Stärken und Kompetenzen überzeugend beantworten.

     

    Vorbereitung Job-Interview

    1. Telefoninterview

    2. Video-Interview

    3. Selbstpräsentation

    4. 10 häufigste Fragen im Vorstellungsgespräch

    5. strukturiertes Job-Interview

    6. kompetenzbasiertes Interview

    7. eigene Fragen an neue Arbeitgeber

     

    vorstellungsgespraech-checkliste

     

    Gute Bewerbung schreiben

     

    Nutzen Sie unsere Vorlagen und Muster aus dem Downloadbereich. Und lassen Sie sich von den Formulierungen für gute Antworten aus unseren E-Learnings inspirieren.

    Gerne beraten wir Sie auch telefonisch oder persönlich!