Übliche Bewerbungsunterlagen: vollständige, aussagekräftige

Von Püttjer - Schnierda

Oft werden übliche Bewerbungsunterlagen am Ende von Stellenanzeigen eingefordert.

  • Was ist darunter zu verstehen?

  • Welche Unterlagen sind hier Pflicht?

  • Welche freiwillig?

  • Und sind vollständige, aussagekräftige und übliche Bewerbungsunterlagen identisch?

 

uebliche-bewerbungsunterlagen

 




Definition: Was sind übliche Bewerbungsunterlagen?

Definition: Zu vollständigen Bewerbungsunterlagen zählen Anschreiben und Lebenslauf, üblicherweise auch ein Bewerbungsfoto, Zeugnisse über Studium oder Ausbildung und Arbeitszeugnisse. Ein aktuelles Zwischenzeugnis kann optional mitgeschickt werden, ist aber keine Pflicht.

Aktuell ist der Trend festzustellen, dass Fachkräfte und Führungskräfte ein Kurzprofil verwenden und ggf. eine Projektübersicht einschließich erzielter Erfolge beifügen.

 




E-Mail-Bewerbung: Welche Unterlagen sind hier üblich?

Die E-Mail-Bewerbung ist die häufigste Art der Kontaktaufnahme zu Unternehmen, Organisationen und dem öffentlichen Dienst, wenn Stellen ausgeschrieben werden.

Nur Konzerne, manche mittelgroßen Unternehmen und wenige Personaldienstleister und Personalberatungen setzen auf aufwändige Kontaktformulare, in die Bewerberinnen und Bewerber alle Daten direkt eintragen sollen.

Im Prinzip hat die E-Mail-Bewerbung im Internetzeitalter die früher üblicherweise per Post verschickte Bewerbungsmappe mit ausgedruckten Unterlagen und Kopien von Zeugnissen und Zertifikaten abgelöst.

 

1. Übersicht: vollständige Bewerbungsunterlagen

So einfach der Hinweis in Sachen "vollständige Unterlagen" klingt, so differenziert sieht doch die Bewerbungsrealität aus.

Denn zu den Bewerbungsunterlagen zählen diese vielen Elemente.

  1. Anschreiben

  2. Deckblatt (optional)

  3. Lebenslauf

  4. Bewerbungsfoto (optional)

  5. Kurzprofil (optional)

  6. Leistungsbilanz (optional)

  7. Projektübersicht (optional)

  8. Übersicht über Programmiersprachen, Betriebssysteme, Anwendungen (optional bei IT-Experten)

  9. Anlagenverzeichnis (optional)

  10. Referenzen (optional)

  11. aktuelles Zwischenzeugnis (optional)

  12. frühere Arbeitszeugnisse

  13. Letter of Recommendation (optional)

  14. Weiterbildungsnachweise (optional)

  15. Fortbildungszertifikate (optional)

  16. Zertifikate über Fremdsprachenkenntnisse (optional)

  17. Hochschulzeugnisse und -urkunden und/oder

  18. Ausbildungszeugnisse

  19. Schulzeugnisse (optional)

  20. Fachartikel (optional)

  21. Patente (optional)

  22. Arbeitsproben (optional)

 

2. Was ist Pflicht?

Die vielen Hinweise auf das freiwillige - optionale - Beifügen von zahlreichen Bewerbungselementen zeigt bereits deutlich, wie schwierig eine klare Antwort auf die Frage "Was sind vollständige Bewerbungsunterlagen?" im Einzelfall sein kann.

  • Ist ein Deckblatt heute noch üblich?

  • Muss das Bewerbungsfoto mitgeschickt werden?

  • Ist ein Kurzprofil mittlerweile ein Bewerbungsvorteil?

  • Verzichten nicht immer mehr Firmen sogar auf das Anschreiben?

  • Und erwarten neue Arbeitgeber immer ein aktuelles Zwischenzeugnis?

 

3. Typische Fehler

Es gilt im Einzelfall abzuwägen, was wirklich mitgeschickt werden soll.

Beispielsweise hinterlassen die digitalen Bewerbungsunterlagen von Führungskräften mit mehr als 20 Jahren Berufserfahrung einen fragwürdigen oder sogar schwachen Eindruck, wenn noch das uralte Abiturzeugnis und Nachweise über längst vergangene Studienpraktika eingescannt und beigefügt werden.

Und auch Fachkräfte, die sich regelmäßig weiterbilden, sollten davon Abstand nehmen, Scans von 15 oder 20 Jahre alten Weiterbildungszertifikaten aus dem IT-Bereich mitzusenden. Diese Kenntnisse sind schließlich längst überholt.

Beide geschilderten Beispiele erleben wir übrigens häufiger in unserer Beratungspraxis, wenn wir Bewerbungsunterlagen prüfen und optimieren.

 




Beispiel: Vollständige Unterlagen

Abgesehen von einigen wenigen Unternehmen, Personalberatungen und Headhuntern, die Bewerbungen ohne Anschreiben ausdrücklich einfordern, sind diese Bewerbungselemente üblich, sinnvoll und eigentlich auch Pflicht.

  1. Anschreiben

  2. Lebenslauf

  3. Bewerbungsfoto (optional, dennoch üblich)

  4. frühere Arbeitszeugnisse

  5. Hochschulzeugnisse und -urkunden und/oder

  6. Ausbildungszeugnisse

  7. Schulzeugnisse (optional, nur empfohlen bei weniger als zehn Jahren Berufserfahrung)

 

uebliche-bewerbungsunterlagen-beispiele

 

Anschreiben und Lebenslauf

Dass aussagekräftige Anschreiben und stärkenorientierte Lebensläufe das Herzstück einer Bewerbung bilden, dürfte die wenigsten Bewerber überraschen.

Denn diese beiden Elemente enthalten die aktuellsten und zentralen Informationen über den beruflichen Werdegang und das momentane oder das letzte Beschäftigungsverhältnis.

 

pdf-stellenanzeigen-besser-nutzen

 

Bewerbungsfoto

Seit der Einführung des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG) dürfen Arbeitgeber kein Bewerbungsfoto mehr verlangen. Dennoch schicken sicherlich mehr als 90 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber ein Foto mit. Vermutlich eher mehr als 95 Prozent.

Letztendlich bleibt die Entscheidung natürlich Ihnen überlassen.

Wir empfehlen aber dringend, ein aktuelles und gut gemachtes Foto mitzuschicken. Sie sollen dabei keinen Modelwettbewerb gewinnen, sich aber professionell präsentieren.

 

Aktuelles Zwischenzeugnis

In unseren Bewerbungsberatungen werden wir sehr häufig gefragt, ob ein aktuelles Zwischenzeugnis nicht grundsätzlich mitgeschickt werden muss. Die Antwort hierauf ist ein klares "Nein!".

Wenn Sie wegen eines Vorgesetztenwechsels, einer Elternzeit, einer Beförderung oder eines Sabbaticals ein "gutes" oder "sehr gutes" Zwischenzeugnis vorliegen haben, sollten Sie dies natürlich scannen und mitschicken.

Aber Sie sollten auf keinen Fall Unruhe am momentanen Arbeitsplatz aufkommen lassen, weil Sie für Bewerbungszwecke extra ein Zeugnis anfordern. Als Ausnahmen gelten hier allerdings eine (drohende) Insolvenz der Firma oder eine Kündigung durch den Arbeitgeber.

 

Frühere Arbeitszeugnisse

In unserer Beratungspraxis erleben wir es regelmäßig, das gute Zeugnisse bei Bewerbungen immer noch eine unterstützende Wirkung haben. Aber auch durchschnittliche oder gar unterdurchschnittliche Arbeitszeugnisse dürfen nicht einfach weggelassen werden.

Wenn Sie kein Zeugnis für einen eine bestimmte Stelle haben, sollten Sie von sich aus darauf hinweisen.

In Ausnahmefällen können Bewerberinnen und Bewerber mit mehr als 20 Jahren Berufstätigkeit Zeugnisse für die davorliegende Zeit weglassen. Allerdings sollte dies in der Bewerbung vermerkt werden. Und es sollte angeboten werden, die Zeugnisse bei Bedarf nachzureichen.

 

Hochschul- und Ausbildungszeugnisse

Ihr berufsqualifizierender Abschluss wird von Arbeitgebern immer erwartet. Häufig schon aus tarifrechtlichen und weiteren rechtlichen Gründen. Daher sollten Sie Hochschulzeugnisse und -urkunden beilegen. Oder Nachweise über Ihre Berufsausbildung.

 

Schulzeugnisse

Dass Schulzeugnisse nach über zehn Jahren Berufstätigkeit nun wirklich keine Aussagekraft bei einer Einstellungsentscheidung spielen, findet auch die große Mehrzahl der Recruiter und Personalexperten.

Daher kann das letzte Zeugnis nach zehn Jahren Berufstätigkeit einfach weggelassen werden.

 




Optionale Unterlagen: Welche sollten mitgeschickt werden?

Nachdem wir die Unterlagen eingegrenzt haben, die unserer Erfahrung nach sinnvoll und deshalb Pflicht sind, geht es nun um die vielen optionalen Bewerbungselemente.

  • Deckblatt (optional)

  • Kurzprofil (optional)

  • Leistungsbilanz (optional)

  • Projektübersicht (optional)

  • Übersicht über Programmiersprachen, Betriebssysteme, Anwendungen (optional bei IT-Experten)

  • Anlagenverzeichnis (optional)

  • Referenzen (optional)

  • Letter of Recommendation (optional)

  • Weiterbildungsnachweise (optional)

  • Fortbildungszertifikate (optional)

  • Zertifikate über Fremdsprachenkenntnisse (optional)

  • Fachartikel (optional)

  • Patente (optional)

  • Arbeitsproben (optional)

 

Bitte: Keine 25 Seiten

Grundsätzlich empfehlen wir E-Mail-Bewerbungen schlank zu halten. Beispielsweise halten wir 25 Seiten gescannter Anlagen für viel zu viel.

Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, auf extra ausgearbeitete Anlagenverzeichnisse zu verzichten - und die Anzahl der Anlagen bewusst zu reduzieren.

So empfehlen wir  insbesondere Bewerbern mit 15, 20 oder noch mehr Jahren Berufserfahrung, ihre Unterlagen deutlich zu verschlanken.

Damit meinen wir, dass bestimmte Unterlagen bewusst aussortiert werden sollten, weil sie so alt sind, dass sie einfach keinen Informationsgehalt mehr haben.

 

Hinweis im Lebenslauf

Häufig reicht ein kurzer Vermerk, um auf Seminare, Workshops, Sprach- oder Computerkenntnisse im Lebenslauf hinzuweisen.

 

Praxistipp

Nicht nur das Anschreiben und der Lebenslauf sollten immer neu auf eine ausgeschriebene Stelle angepasst werden, sondern auch die mitgeschickten Anlagen.

 

Kurzprofil

Führungskräfte und ausgewiesenene Fachspezialisten sollten darüber nachdenken, ob sie in ihren CV nach den persönlichen Daten ein Kurzprofil einfügen.

Dieses neuere Element im Lebenslauf hat seinen Weg aus dem anglo-amerikanischen in den deutschsprachigen Bewerbungsraum geschafft und wird - aussagekräftig formuliert - sicherlich gelesen werden.

Daher enthalten unsere Downloads für Lebensläufe immer auch Beispiele für informative Kurzprofile.

 




Keine Kurzbewerbung! Sondern übliche Bewerbungsunterlagen

Kurzbewerbungen sind das Gegenteil von "üblichen, aussagekräftigen und vollständigen" Bewerbungsunterlagen, die viele Anlagen enthalten.

Personalberater und Headhunter wünschen sich manchmal ausdrücklich weniger umfangreiche Bewerbungen, um sich zunächst einen ersten Eindruck über die Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen von Jobwechslern zu verschaffen.

 

Keine Anlagen

Kurzbewerbungen bestehen üblicherweise nur aus einem Anschreiben und einem Lebenslauf. Manchmal wird ausdrücklich auch nur der CV angefordert.

Alle weiteren Anlagen können dann auf Anfrage nachgereicht werden.

 

Kurzlebenslauf

Oft wird die "schlanke" Kurzbewerbung durch einen Kurzlebenslauf noch fokussierter zugeschnitten.

Hier überzeugen Sie, wenn Sie Ihre momentane und die vorherehende Stelle ausführlicher beschreiben. Denn die letzten beiden Positionen sind für eine Einladung zum Job-Interview oft besonders aussagekräftig.

Tipp: Muster und Beispiele für informative Kurzlebensläufe bekommen Sie in unserem PDF-Downloadbereich.

 




Wie geht es weiter? Nach dem Versand der üblichen Unterlagen

Nachdem Sie Ihre "aussagekräftigen und üblichen Bewerbungsunterlagen" versendet haben, sollten Sie sich ebenso gründlich auf die nächsten Auswahlschritte vorbereiten.

Manche Firmen setzen zunächst auf Telefoninterviews, andere laden direkt zu persönlichen Gesprächen ein.

Die "Übersicht: Vorstellungsgespräche" hilft Ihnen bei der Vorbereitung. Nutzen Sie unserer 25-jähriges Insiderwissen aus unseren erfolgreichen Bewerbungs- und Karriereberatungen!

 

Übersicht: Vorstellungsgespräche

  1. Telefoninterview

  2. Video-Interview

  3. Vorstellungsgespräch (hier: kostenlos 100 Fragen)

  4. Selbstpräsentation

  5. strukturiertes Job-Interview

  6. kompetenzbasiertes Interview

  7. Fragen im Assessment-Center

  8. Executive-Assessment

  9. eigene Fragen an neue Arbeitgeber

 

 




Checkliste: Vollständige Bewerbungsunterlagen

Die wichtigsten Informationen zum Thema "Was sind übliche, vollständige oder aussagekräftige Bewerbungsunterlagen?" haben wir hier für Sie als hilfreiche Checkliste zusammengefasst.

  • Anschreiben und Lebenslauf sind für eine erfolgreiche Bewerbung zentral.

  • Nur wenn Firmen oder Headhunter ausdrücklich kein Anschreiben fordern, können Sie darauf verzichten.

  • Ein Bewerbungsfoto ist keine Pflicht, wird aber von über 90 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber beigefügt. Daher sollten Sie ein gut gemachtes Foto mitschicken.

  • Anlagenverzeichnisse können weggelassen werden (Empfehlung).

  • Ein aktuelles Zwischenzeugnis muss nicht zwingend angefordert werden.

  • Arbeitszeugnisse früherer Arbeitgeber gehören mit zu den üblichen Bewerbungsunterlagen.

  • Führungskräfte fügen gelegentlich auf Extraseiten Referenzen bei. Auch die Angabe im Lebenslauf ist ausreichend.

  • Nicht jede Weiterbildungsbestätigung (Fremdsprachenkenntnisse, IT-Kenntnisse, Trainings, Seminare, Workshops) muss den vollständigen Bewerbungsunterlagen beigefügt werden. Oft reicht die Beschreibung und Angabe im CV.

  • Zertifikate über Fortbildungen (Umschulungen) sollten immer mitgeschickt werden.

  • Nachweise über ein absolviertes Studium oder eine Ausbildung gehören zum Pflichtteil der Bewerbungsanlagen.

  • Das letzte Schulzeugnis (höchster Abschluss) kann weggelassen werden, wenn Bewerber über mehr als zehn Jahre Berufserfahrung verfügen.

  • Unterlagen sortieren: Berufserfahrene Bewerber mit rückwärts-chronologischem CV ordnen die Scans von Nachweisen entsprechend vom aktuellsten bis hin zum ältesten Beleg.

 

Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches 

foto: © Content Pixie on Unsplash.com