Erfahrung im strategischen Aufbau und der Weiterentwicklung von Prozessen wird in Stellenanzeigen regelmäßig eingefordert.
Verdeutlichen Sie Ihr professionelles Prozessmanagement mithilfe unserer Beispiele und Formulierungen.
Thematisieren Sie optimierte Schnittstellen, Maßnahmen und erreichte Ziele.
Unterscheiden Sie zwischen strategischen und operativen Kreisläufen.
Ergänzen Sie Ihre Fähigkeit, prozessorientiert zu denken und zu handeln, gezielt mit anderen Stärken.
Und überlegen Sie sich rechtzeitig Ihre Antworten auf entsprechende Fragen in Job-Interviews.
Definition: Aktives Prozessmanagement gestaltet Wertschöpfungsketten effizienter. Prozesse in Unternehmen beruhen auf miteinander verbundenen Aufgaben und den daran beteiligten Personen. Je optimaler vorliegende Informationen erfasst und genutzt werden, um Unternehmensprozesse zu planen, zu koordinieren, zu überwachen und zu verbessern, desto schlagkräftiger können Unternehmensziele realisiert werden.
Ergänzende Management-Kompetenzen sind Ergebnisorientierung, aber auch strategisches, analytisches und unternehmerisches Denken und Handeln
In Unternehmen finden jeden Tag unzählige Prozesse statt. Diese Prozesse wurden früher eher aus der Perspektive der beteiligten Abteilungen betrachtet (Abteilungsdenken).
In prozessorientiert aufgestellten Unternehmen stehen dagegen zunächst die verfolgten Ziele wie Kundenzufriedenheit und Produktivität im Vordergrund. Um diese Ziele kurz- und langfristig zu erreichen gilt es, Schnittstellen und Prozesse aufeinander abzustimmen.
Als Prozessmanager sind regelmäßig
Top-Manager (alle m/w/d),
insbesondere CEO und Kaufmännische Geschäftsführer,
Leiter Strategischer Einkauf oder
Projektmanager gefragt.
Unternehmensprozesse sind Abläufe, Arbeitsschritte, Vorgehensweisen und Handlungen, die in einer sich wiederholenden Reihenfolge stattfinden.
Um Prozesse sinnvoll abzubilden, sind sowohl der Beginn ("Input") als auch das Ende ("Output") zu definieren.
Aufgaben erledigen sich nicht von allein. Daher sind Akteure erforderlich, die bestimmte Rollen einnehmen.
Hier wird von Rollen gesprochen, denen idealerweise eindeutige und klare Rollenbeschreibungen zugeordnet sind.
Es lassen sich verschiedene Arten von Rollen unterscheiden.
Ausführende Prozessrollen
Führende und steuernde Prozessrollen
Beratende Prozessrollen
Viele Experten für Prozessmanagement unterscheiden zwischen langfristigen strategischen und kurzfristigen operativen Kreisläufen.
Dabei umfassen operative Kreisläufe kurze Zeiträume von bis zu einem Jahr. Und strategische Kreisläufe werden ab einem Jahr bis zu zehn Jahren geplant.
Dass strategische und operative Kreisläufe miteinander verzahnt sind, versteht sich dabei von selbst.
Wenn Sie Prozesse optimieren möchten, können Sie bei der Ergebnisqualität, der aufgewendeten Zeit, den eingesetzten Kosten ansetzen. Und in einem zweiten Schritt überprüfen, ob die angestrebten Ziele und Ergebnisse mit den Prozessen auch erreicht werden.
Alternativ können Sie auch rückwärtsgewandt Fehler, Probleme und Schwachstellen analysieren, um Prozesse neu zu gestalten und besser auszurichten.
Analysieren
Dokumentieren
Optimieren
Kontrollieren
Analysieren: Untersuchen Sie die verschiedenen Elemente und Stufen des Prozesses systematisch. Wie wirken die einzelnen Abläufe, Bausteine und Teile bezogen auf das angestrebte Ziel? Achten Sie dabei auch auf Wechselwirkungen.
Dokumentieren: Präzise Dokumentationen von Prozessen sind aus unterschiedlichen Gründen wichtig. Beispielsweise sichern Sie damit wichtiges Wissen, falls Mitarbeiter ausfallen oder das Unternehmen verlassen oder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden sollen. Weitern sichern Sie sich mit einer sauberen Prozessdokumentation ab. Dies spielt eine große Rolle in Projektteams, die oft auch nur virtuell zusammenarbeiten.
Optimieren: Hier können Sie an den Ergebnissen Ihrer Prozessanalyse ansetzen. Priorisieren Sie die Elemente, Prozesse, Bausteine und Teile, die den Gesamtprozess effektiver machen. Nutzen Sie dabei das Wissen und die Erfahrung aller Beteiligten. Wenn es um komplexe Prozesse mit vielfältigen Auswirkungen geht, können Sie auch Innovationsworkshops durchführen.
Kontrollieren: Auch wenn Prozesse vor einiger Zeit systematisch dokumentiert worden sind, heißt dies nicht, dass sie im betrieblichen Alltag immer noch so stattfinden, wie es nach den Dokumentationsunterlagen eigentlich der Fall sein müsste. Sowohl eingetretene Verbesserungen als auch negative Abweichungen sollten im Rahmen von Kontrollen vermerkt werden. Definieren Sie Zeiträume für die Kontrolle von Prozessen, beispielsweise monatliche, dreimonatliche, halbjährliche oder jährliche Prozessreviews.
Im Bewerbungsverfahren verdeutlichen Sie Ihre Fähigkeit, Prozesse zu analysieren, zu definieren, zu steuern, zu koordinieren und zu optimieren, anhand praktischer Beispiele.
Professionelle Prozessexpertinnen und -experten zeichnen sich dadurch aus, dass sie Schnittstellen und die dazugehörigen vielfältigen Prozesse präzise erfassen und kontinuierlich optimieren.
Zeigen Sie als Führungskraft bereits mit Ihrem Anschreiben und Ihrem stärkenorientierten CV, dass Sie
strategische Prozessziele festlegen,
Prozesspotentiale analysieren,
Prozesse strategisch steuern und
sekundäre und tertiäre Folgen von Prozessen immer im Blick haben.
Als Projektleiterin oder Projektleiter werden eher operative Arbeiten im Vordergrund stehen, die dem Managementboard dabei helfen, strategische Ziele zu erreichen.
Machen Sie bereits mit Ihren Bewerbungsunterlagen klar, dass Sie
Prozessausführungen planen,
Prozesse messen, einführen und ausführen,
operative Prozessziele ableiten und
Soll-Prozesse definieren.
Nutzen Sie unsere PDF-Downloads für Anschreiben und CVs, damit Sie plastisch vor Augen haben, wie Sie auf Wünsche und Anforderungen von neuen Arbeitgebern optimal eingehen.
Gerne beraten und unterstützen wir Sie auch persönlich.
Wenn Erfahrungen im Organisations- und Prozessmanagement sowie im Projektmanagement in Stellenanzeigen ausdrücklich erwähnt werden, wird hierzu auch intensiv nachgefragt werden.
Rechnen Sie in kompetenzbasierten Job-Interviews und strukturierten Vorstellungsgesprächen mit Fragen dieser Art.
Was verstehen Sie unter Prozessmanagement?
Warum ist Ihrer Meinung nach Prozessmanagement sinnvoll?
Welche Support-Prozesse haben Sie zuletzt optimiert?
Welche Schwierigkeiten sehen Sie, wenn leistungserbringende IT-Prozesse abteilungsübergreifend optimiert werden sollen?
Können Sie uns bitte zwei Beispiele für operatives Prozessmanagement geben?
Und zwei weitere für strategisches?
Wie lassen sich Konflikte zwischen Beteiligten Teams auflösen, wenn Prozesse optimiert werden sollen? Können Sie uns hier ein Beispiel geben?
Welche Schnittstellen haben Sie als Geschäftsführer optimiert?
Und welche Erfolge haben Sie hier erzielt?
Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Schnittstellen in der neuen Position bei uns?
In strukturierten Vorstellungsgesprächen für Führungskräfte ist klar der Trend zu erkennen, dass gezielt zu Problemsituationen im Zusammenhang mit Prozessoptimierungen nachgefragt wird: Critical-Incidents.
Machen Sie es wie wir mit unseren Kunden in der Beratungspraxis.
Bereiten Sie eine "kleine Auswahl" von Critical Incidents im Vorfeld von Job-Interviews, Assessment-Centern oder Management-Audits vor.
So verdeutlichen Sie, dass Sie Ihre persönlichen Erfolgsfaktoren und Kernkomptenzen kennen und gezielt einsetzen, wenn es darum geht, Probleme, Herausforderungen oder Krisen aktiv zu bewältigen.
Welche Prozessanalyse lief von Anfang an nicht rund?
Warum kam es bei der Prozessoptimierung zu Problemen und Störungen?
Wie haben Sie konfliktträchtige Prozessrollen analysiert und effizient gegengesteuert?
Welche Prozesspotentiale ließen sich erst in einem zweiten Anlauf nutzen?
Auf welche Weise haben Sie bei der Definition weiterer strategischer Prozessziele von Ihrer Lernkurve profitiert?
Nutzen Sie zur Vorbereitung unsere digitalen Bewerbungshelfer oder ein passgenaues Intensivcoaching.
Formulieren Sie überzeugende Antworten auf Fragen zu Ihrer Herangehensweise an Prozesse, indem Sie das AKV-Prinzip einsetzen.
Aufgaben: Welche Aufgaben haben Sie in Ihrer Rolle übernommen?
Kompetenzen: Welche Kompetenzen waren mit der Rolle verbunden?
Verantwortlichkeit: Welche Verantwortlichkeiten umfasste die Rolle (Rechte, Pflichten)?
Zentrale Management-Kompetenzen werden in Jobinterviews mit Recruitern, Headhuntern und Personalern überprüft. Die dabei eingesetzten Interviewtechniken werden dabei immer anspruchsvoller.
Nicht alle aufgeführen Auswahlschritte erwarten Sie. Gut vorbereitet sollten Sie aber in jedem Fall sein.
Dabei helfen Ihnen unsere E-Learnings und und unsere telefonischen und persönlichen Bewerbungsberatungen.
Vorstellungsgespräch: kostenlos: 100 Fragen
eigene Fragen an neue Arbeitgeber
Belegen Sie Ihre Erfahrungen im Prozessmanagement und weitere Kompetenzen mit Ihrer E-Mail-Bewerbung von Anfang an.
Argumentieren Sie immer taktisch, stellen Sie die Stärken, Erfahrungen, Kenntnisse und Kompetenzen in den Vordergrund, die in der Stellenbeschreibung ausdrücklich eingefordert werden.
Setzen Sie diese Überzeugungsarbeit in Job-Interviews und Vorstellungsgesprächen fort. Mit passgenauen Beispielen lassen sich Ihre Führungskompetenzen und Ihre Gestaltungskraft glaubwürdig vermitteln.
erpobte Führungskompetenz
fokussiertes Digital-Leadership
konsequente Ergebnisorientierung
positive Risikobereitschaft
Profitieren auch Sie von unserer 30-jährigen Erfahrung in Sachen Bewerbung und Karriere. Wir optimieren professsionell Ihre Anschreiben und CVs und bereiten Sie mit unseren Beratungsangeboten per Videocall, telefonisch oder persönlich auf Job-Interviews und Executive-Assessments vor.
