Verwaltungsleiter Vorstellungsgespräch: 40 fachliche Fragen

 

Coachingtipp: Ihr Ziel - Verwaltungsleiter/-in im öffentlichen Dienst

 

Mit diesen drei strategischen Vorüberlegungen sorgen Sie in Ihrem Bewerbungsgespräch für die gewünschte positive Aufmerksamkeit.

 

1. Modernisierung und Serviceorientierung

Um die Modernisierung von Verwaltungen voranzutreiben ist aktives Management gefragt. Verwaltungsleiterinnen und Verwaltungsleiter sollen heutzutage wesentlich stärker Lernprozesse der Mitarbeiter gestalten, Abläufe optimieren, Erfolgserlebnisse nach außen und innen kommunizieren und teamorientiert führen.

Sie überzeugen dann in der Sondersituation Vorstellungsgespräch, wenn Sie glaubwürdig auf passende Beispiele ("Storytelling") für aktives Management aus Ihrem bisherigen Werdegang verweisen können.

 

2. Personal: gewinnen, entwickeln und binden.

In vielen Behörden ist die Personaldecke in den vergangenen Jahren dünn geworden. Gemeinsam mit privaten Unternehmen buhlt der öffentliche Dienst um die Fach- und Führungskräfte von heute und morgen.

Sie sammeln in Bewerbungsgesprächen wichtige Pluspunkte, wenn Sie erläutern, wie Sie gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen, entwickeln und vor allem dauerhaft binden.

 

3. E-Government - Digitalisierung

Ob Elterngeld, Gesundheitszeugnis, Geburtsurkunde, Wohnsitzummeldung oder Wohnberechtigungsschein, die Digitalisierung von Abläufen im öffentlichen Dienst hat an Fahrt aufgenommen.

Führungskräfte überzeugen hier, wenn sie nachvollziehbar belegen, wie sie digitale Verwaltungsprojekte bürgernah (mit-)geplant, strukturiert in Angriff und erfolgreich umgesetzt haben.

 

Behalten Sie die genannten drei strategischen Ziele und zusätzliche Vorgaben aus Ihnen vorliegenden aktuellen Stellenausschreibungen im Hinterkopf, wenn Sie die folgenden 40 Fragen an Verwaltungsleiter/-innen in Vorstellungsgesprächen durcharbeiten.

 




Verwaltungsleiter: Klassische Fragen

In vielen Behörden, Ämtern und Organisationen werden Ihnen klassische Fragen dieser Art gestellt. Vorteil für Sie: Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Ihre Antworten mit guten Argumenten mehr Substanz bekommen.

  1. Was reizt Sie an der ausgeschriebenen Position?

  2. Warum wollen Sie Ihre momentane Stelle verlassen?

  3. Wo sehen Sie Ihre Stärken?

  4. Und wo sehen Sie bei sich Schwächen?

  5. Was sind aus Ihrer Sicht die wesentlichen Aufgaben in der neuen Stelle?

  6. Wie haben Sie sich über die ausgeschriebene Stelle zusätzlich informiert?

  7. Was wissen Sie über uns als Arbeitgeber?

  8. Wann ist bei Ihnen der Wunsch entstanden in der öffentlichen Verwaltung zu arbeiten?

  9. Was ist in der Verwaltung heute anders als vor zehn Jahren?

  10. Wenn Sie nicht in der öffentlichen Verwaltung arbeiten würden, welche Position würde Sie dann reizen?

     




    Fachfragen an Führungskräfte im öffentlichen Dienst

    Weiter werden Ihnen auch fachliche Fragen gestellt. Eine Auswahl von 30 möglichen Fragen haben wir für Sie zusammengestellt, damit Sie sich zielgerichtet vorbereiten können.

    1. Wie koordinieren Sie die Aufgabenwahrnehmung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

    2. Welche Erfahrungen haben sie in der Fachaufsicht?

    3. Wie würden Sie das Leistungsangebot Ihres Bereiches weiterentwickeln?

    4. Welche Erfahrung haben Sie in der Entwicklung digitaler Dienstleistungsprozesse, beispielsweise im Kontext des Onlinezugangsgesetzes?

    5. Über welche Erfahrungen in der Implementierung IT-gestützter Prozesse verfügen Sie?

    6. Wie vertiefen Sie die Kooperation mit freien Trägern?

    7. Welche Kenntnisse haben Sie im Bereich der Sozialgesetzbücher (insbesondere SGB VIII, IX und XII)?

    8. Stichwort "Steuerung der Finanzmittel": Welche wesentliche Einsparung konnten Sie im letzten Jahr erreichen?

    9. Und in welchem Bereich haben Sie eine außerplanmäßige Steigerung der Ausgaben erlebt?

    10. Wie sind Sie mit der ungeplanten Ausgabensteigerung umgegangen?

    11. Was halten Sie von dem Satz "Die Vorgesetzte beziehungsweise der Vorgesetzte ist Coach der Mitarbeiter?"

    12. Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfasste die größte Organisationseinheit, die Sie bisher verantwortet haben?

    13. Welche Erfahrungen in der Projektorganisation und Projektleitung bringen Sie mit?

    14. Wie haben Sie die Projektzielerreichung überprüft?

    15. Wenn Sie an ein weniger gut gelungenes Projekt denken: Was würden Sie heute anders machen?

    16. Wie binden Sie gute Mitarbeiter?

    17. Welche Erfahrungen haben Sie in der gezielten Personalentwicklung?

    18. Was kann der öffentliche Dienst in Sachen Personalgewinnung in Zeiten des Fachkräftemangels besser machen?

    19. Haben Sie schon einmal die Kündigung eines Mitarbeiters erlebt? Wie haben Sie da reagiert?

    20. Wie kritisieren Sie Mitarbeiter?

    21. Was verstehen Sie unter einem team- und mitarbeiterorientierten Führungsstil?

    22. Können Sie uns ein Beispiel für Ihre Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit geben?

    23. Wie ausgeprägt ist Ihre Durchsetzungsfähigkeit auf einer Skala von eins bis zehn, wobei zehn für den stärksten und eins für den schwächsten Wert steht?

    24. Welchen Wert würden Sie Ihrem Verhandlungsgeschick auf der gleichen Skala von eins bis zehn geben?

    25. Über welche arbeitsrechtlichen Kenntnisse verfügen Sie?

    26. Was ist Ihnen bei der Gremienarbeit wichtig?

    27. Wie bereiten Sie Gremiensitzungen vor?

    28. Welche Maßnahmen wären sinnvoll, um Gremienarbeit effektiver zu gestalten?

    29. Was verstehen Sie unter einer Serviceorientierung des öffentlichen Dienstes?

    30. Können Sie uns drei Beispiele für eine bessere Serviceorientierung geben?

     

    So überzeugen Verwaltungsleiter/-innen im Vorstellungsgespräch

     

    Beantworten Sie bitte

    • Fragen zu Ihrem Werdegang,

    • Fragen zu Ihrer Eigenmotivation,

    • Fragen zu Ihren Stärken und Schwächen,

    • Fragen zu Ihrem Konfliktverhalten gegenüber Kollegen,

    • Fragen zu Ihrer Lösungsorientierung,

    • Fragen zu Ihrem Selbstbild.

    Unser Online-Training bereitet Sie professionell und zielsicher vor.

     

    Ihre ausführliche Selbstpräsentation

    Stellen Sie sich auch darauf ein, Ihren Werdegang, Ihre Kenntnisse und Erfahrungen und Ihre persönlichen Antriebsmomente im Rahmen einer gut strukturierten Selbstpräsentation vorzustellen.

     




    Assessment-Center im öffentlichen Dienst

    Aktuell stellen wir in unserer Beratungspraxis fest, dass Führungspositionen im öffentlichen Dienst, beispielsweise in Verwaltungen, Finanzämtern, Sozialbehörden oder bei der Agentur für Arbeit, immer häufiger mittels der Auswahlmethode Assessment-Center vergeben werden.

    Dort erwarten Sie sehr ausführliche Vorstellungsgesprächen, die im Vorfeld systematisch auf die zu vergebende Position ausgerichtet worden sind. Daher werden diese Auswahlgespräche auch als strukturierte Interviews bezeichnet.

     

    Darüber hinaus erwarten Sie Rollenspiele, beispielsweise Mitarbeitergespräche. In diesen Mitarbeitergesprächen nehmen Sie die Rolle der beziehungsweise des Vorgesetzten ein und müssen üblicherweise "schlechte Botschaften" überbringen, "Probleme unter Mitarbeitern" klären oder "Verhaltenskritik" üben.

     




    Fehler bei der internen Bewerbung

    Häufig finden Bewerbungen auf Führungspositionen im Rahmen von internen Bewerbungen statt. So werden erfahrene Fachspezialisten oder qualifizierte Projektleiterinnen häufig von Vorgesetzten darüber informiert, dass in naher Zukunft Stellen mit Führungsverantwortung zu besetzen sind, auf die sie sich bitte bewerben mögen.

    Auch wenn wohlwollende Chefinnen oder Chefs hier durchaus die eine oder andere "Weichenstellung" im Vorfeld vornehmen können, sind interne Bewerbungen dennoch keine Selbstläufer.

     

    Öffentlicher Dienst: interne Bewerbung

     

    Achten Sie darauf, dass Sie in stattfindenden Auswahlrunden und Gesprächen

    • alle Anwesenden anschauen, wenn Sie Antworten formulieren (Blickkontakt),

    • auch fachfremde oder überraschende Fragen Dritter freundlich beantworten,

    • Ihre hohe Eigenmotivation gegenüber Dritten erneut klar herausarbeiten, wenn diese Ihren beruflichen Hintergrund kaum kennen ("Selbstpräsentation"),

    • auf Fragen zu möglichen Brüchen im Lebenslauf (Ausbildungsabbruch, Studienabbruch, berufliche Auszeiten, Arbeitgeberwechsel) gelassen reagieren

    • und immer wieder von den speziellen Aufgaben und besonderen Anforderungen der neuen Stelle her argumentieren und erläutern, welche Erfahrungen Sie hier mitbringen ("Schnittstellen herausarbeiten").

     

    Für Ihre Vorstellungsgespräche mit der Zielposition Verwaltungsleiter/-in im öffentlichen Dienst wünschen wir Ihnen viel Erfolg. Und stehen Ihnen bei Bedarf gerne auch telefonisch und persönlich mit unseren Beratungsangeboten zur Seite.

     

    Dieser Artikel gehört zu einer Serie, die Sie dabei unterstützt, Ihre Stärken als Führungskraft im öffentlichen Dienst im Bewerbungsverfahren darzustellen, im Vorfeld zu reflektieren und im Arbeitsalltag kontinuierlich weiterzuentwickeln.

     

    Selbstreflexion für Verwaltungsleiter/-innen

    Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches

    foto: © Joshua Ness on Unsplash.com